Duża rotacja pracowników – jak sobie z nią radzić?

Rotacja pracowników jest zjawiskiem naturalnym, spotykanym w każdym przedsiębiorstwie. Dopóki nie przybiera znacznych rozmiarów i co za tym idzie – nie wpływa na funkcjonowanie firmy, nie powinna być powodem do zmartwień. Nie oznacza to jednak, że można ją bagatelizować!

Fakt, że pracownicy odchodzą z firmy, nie dziwi żadnego pracownika działu HR. Jednak co w sytuacji, kiedy staje się to zjawiskiem masowym i nie jesteśmy w stanie pracowników zatrzymać na dłużej? Przeczytaj artykuł i dowiedz się:

• czym jest rotacja,
• jak obliczyć wskaźnik rotacji pracowników,
• jakie są przyczyny fluktuacji i jak jej zapobiegać.

Czym jest wskaźnik rotacji pracowników?

Rotacja pracowników (fluktuacja) to odejście lub zwolnienie określonej liczby osób w danym okresie. Jej koszt potrafi przekroczyć 100% rocznego wynagrodzenia na jednym stanowisku pracy. Najpopularniejsze rodzaje rotacji pracowników to rotacja dobrowolna (kiedy pracownicy z własnej woli opuszczają firmę) oraz niedobrowolna/ wymuszona (z inicjatywy pracodawcy – kiedy to firma zwalnia pracownika).

Ogólny wskaźnik rotacji pracowników to z kolei stosunek liczby pracowników, którzy odeszli z firmy do całkowitej liczby pracowników zatrudnionych w organizacji. Wskaźnik rotacji mierzy się w odniesieniu do danego okresu, na przykład w skali roku. Do jego obliczenia warto wykorzystać prosty wzór: liczbę osób odchodzących z firmy podzielić przez średnią liczbę zatrudnionych w danym okresie (roku) i całość pomnożyć razy 100. Otrzymany wynik to wyrażony w procentach wskaźnik rotacji pracowników.

Rotacja pracowników

Rotacja pracowników — przyczyny

Duża rotacja pracowników jest negatywnym zjawiskiem, które niesie za sobą możliwy wzrost kosztów rekrutacji, dodatkowe koszty związane z wdrożeniem nowej osoby, a także zagrożenie w postaci konieczności zatrudniania mniej wykwalifikowanych pracowników – z braku lepszych kandydatów na rynku pracy. Z drugiej strony, o ile wskaźnik rotacji nie jest niepokojący, wymiana personelu i wprowadzenie „świeżej krwi” może być niezbędne do utrzymania optymalnego tempa rozwoju przedsiębiorstwa. Jednak bez względu na naszą ocenę tego zjawiska w konkretnej sytuacji, warto monitorować przyczyny odejścia pracowników i wiedzieć, jakie czynniki mogą przyczyniać się do powstawania rotacji pracowników i je kontrolować. Przyczyny, z którymi najczęściej mamy do czynienia to m. in:

• wynagrodzenie – dobrze skonstruowany system płacowo-premiowy może być bardzo skutecznym narzędziem zwiększania efektywności pracowników, a także motorem napędzającym rozwój całego przedsiębiorstwa. Duża rotacja pracowników bardzo często powstaje na skutek zbyt niskiego lub nieadekwatnego do wykonywanych obowiązków wynagrodzenia – i to bez względu na rodzaj wykonywanej pracy i inne aspekty zatrudnienia.
• brak możliwości rozwoju zawodowego – potrzeba rozwoju jest jednym z najważniejszych czynników motywujących do pracy. Dobrze funkcjonujące przedsiębiorstwo powinno stworzyć odpowiednią strukturę organizacyjną, umożliwiającą awanse, także te poziome, wiążące się ze zwiększeniem zakresu uprawnień i wpływu na funkcjonowanie firmy. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich wysiłki zostaną dostrzeżone i nagrodzone, a ścieżka rozwoju zawodowego musi być dla nich jasna i sprawiedliwa.
• oferta pracy niezgodna z rzeczywistością – to jedna z najczęstszych przyczyn rotacji pracowników z krótkim stażem pracy w danej firmie. Jeśli opis roli i stanowiska, który został przedstawiony na etapie rekrutacji, nie pokrywa się z rzeczywistością, może to powodować frustrację pracownika i skłonić go do szybkiej rezygnacji z pracy. Należy więc unikać pokusy „koloryzowania” oferty w celu przekonania kandydata do jej przyjęcia, jeśli użyte argumenty są niezgodne z prawdą. Pracodawcy powinni jasno wskazywać obowiązki, z jakimi wiąże się praca na danym stanowisku, a także oczekiwania wobec potencjalnego pracownika.
• złe warunki pracy – pracodawca ma obowiązek stworzyć odpowiednie warunki pracy. Niedociągnięcia w tym zakresie mogą powodować problemy z dostarczaniem usług oraz negatywnie wpływać na morale pracowników, co w efekcie może skutkować wzrostem wskaźnika rotacji.
• brak lub niskie świadczenia socjalne – niskie świadczenia socjalne lub ich całkowity brak może skłonić pracowników do poszukiwania pracy u konkurencji, która zapewni im takie świadczenia.
• atmosfera w miejscu pracy – również zła atmosfera w miejscu zatrudnienia, konflikty ze współpracownikami czy przełożonymi mogą prowadzić do fluktuacji.

Rotacja pracowników jest też uzależniona od czynników, na które firma nie ma bezpośredniego wpływu, takie jak niska stopa bezrobocia, niż demograficzny oraz specyfika młodego pokolenia, które nie boi się częstych zmian pracy.

Rotacja pracowników — skuteczne rozwiązania

Odpowiedź na pytanie dlaczego pracownicy odchodzą z organizacji, jest ważna zarówno z punktu widzenia nowego pracodawcy, jak i tego, z którym pracownik właśnie się rozstaje. W szukaniu bezpośrednich powodów rotacji pracowników mogą więc być bardzo pomocne narzędzia employer branding, takie jak ankiety exit interview.

Warto zapytać odchodzących pracowników o różne aspekty związane z pracą, na przykład zbadać, czy praca ich stresowała bądź czy nie czuli się mobbingowani przez przełożonych, poprosić o wskazanie mocnych i słabych stron organizacji, a także obszarów do poprawy. Exit interview powinna przeprowadzić osoba z odpowiednimi kompetencjami z obszaru HR, która będzie najlepiej wiedzieć, jak postępować w takiej sytuacji. Jeżeli w firmie nie ma takiej osoby, warto skorzystać z zewnętrznego, profesjonalnego wsparcia, a z pozyskanych informacji wyciągnąć wnioski i wdrożyć odpowiednie zmiany w przedsiębiorstwie.

Rotacja pracowników — wyciągaj wnioski

Ważne, żeby informacje zdobyte w trakcie exit interview były analizowane. Na ich podstawie należy wyciągać odpowiednie wnioski, które pozwolą nie tylko zmniejszyć zjawisko rotacji, ale także zminimalizować ryzyko jej wystąpienia w przyszłości.

Jeśli mleko się już rozlało i jest potrzeba zastąpienia osób, które zrezygnowały z pracy, chciałbym jeszcze przybliżyć kilka sprawdzonych metod pozyskiwania personel, które są wykorzystywane w PowerJobs:

Sprawdzone kanały pozyskiwania kandydatów

Docieranie do potencjalnych kandydatów poprzez kanały komunikacji, które są dla nich wiarygodne i wygodne, np. Internet czy system poleceń pracowniczych, to najskuteczniejsze sposoby pozyskiwania kandydatów. Rekruter musi wykazać się dużą elastycznością i zaangażowaniem w trakcie rekrutacji. Pracownicy fizyczni często wysyłają swoje CV w weekendy i szukają pracy od zaraz.

Zobacz także: Jak napisać ogłoszenie o pracę?

Wielokierunkowość

Rynek pracy znacznie zmienił się na przestrzeni dekady. W przeszłości nowych pracowników poszukiwało się poprzez prasę i radio. Obecnie tym kierunkiem są Internet i targi pracy. Może to być również współpraca z uczelnianymi biurami karier lub informacje publikowane w mediach społecznościowych. Ważnym trendem jest zaangażowanie obecnych pracowników w proces rekrutacji poprzez wspomniany w poprzednim punkcie system poleceń pracowniczych.

Media społecznościowe

Social Media to dziś jedno z podstawowych narzędzi employer branding. Warto postawić na skuteczną komunikację na Facebooku czy Instagramie, która ułatwia dotarcie do potencjalnych kandydatów i buduje pożądany wizerunek firmy. Jednak o sukcesie w pozyskiwaniu nowych osób możemy mówić wówczas, gdy obecni pracownicy na swoich prywatnych kontach na portalach społecznościowych chętnie dzielą się informacjami o firmie i stają się ambasadorami marki.

Za pośrednictwem profilu PowerJobs na Facebooku otrzymujemy bardzo dużo aplikacji od pracowników. To w naszym przypadku niezwykle skuteczny kanał komunikacji z kandydatami!

Nowatorskie pomysły

Dziś proces rekrutacji może być sposobem na budowanie wizerunku przedsiębiorstwa. Rekrutację można prowadzić poprzez eventy lub wykorzystać mobilne biura rekrutacyjne. Ważne przy tym jest, aby bezpośrednio docierać do zainteresowanych osób.

Assessment Center

Jak już wspomniałem, rotacja często powstaje na skutek niedopasowania kandydata do stanowiska. Z pomocą przychodzi Assessment Center, czyli wielotorowy proces, który za pomocą m.in. ćwiczeń i zadań pomoże ocenić rzeczywiste kompetencje kandydata. Dzięki temu aplikujący poznaje obowiązki, które będzie wykonywał w pracy, a przyszły pracodawca dowiaduje się nie tylko o mocnych stronach pracownika, ale również o słabszych, co może pomóc w przemodelowaniu zakresu obowiązków i w szybszym wdrożeniu kandydata do pracy. Obecnie Assessment Center jest jedną najskuteczniejszych metod weryfikacji i dopasowania kandydatów do ich przyszłych stanowisk pracy, a to zdecydowanie zmniejsza rotację pracowników.

Dzięki wdrożeniu Assessment Center u jednego z naszych klientów udało nam się zredukować rotację z 25-30% do 8-12%.

Assessment Center w rekrutacji pracowników tymczasowych

Dowiedz się, czym jest Assessment Center i jakie korzyści może przynieść organizacji.Czytaj artykuł

Pełne zaufanie

Wymagając szczerości od kandydatów, pracodawca powinien również zadbać o pełną transparentność. Podczas procesu rekrutacji warto komunikować, jaka jest struktura firmy, jakie są jej mocne strony, a co należy wzmocnić, jak zbudowany jest zespół lub gdzie mogą pojawić się sytuacje konfliktowe.

Wykorzystywanie różnorodności

Żyjemy w świecie zróżnicowanych pokoleń. Dobre zarządzanie różnorodnością w firmie pozwala z kłopotliwej sytuacji uczynić atut i sprawić, że osoby starsze i młodsze wzajemnie uczą się od siebie. Ma to fundamentalne znaczenie w perspektywie szybkiego i skutecznego wdrożenia nowego pracownika – który przeszedł już proces rekrutacji – do nowych obowiązków.

Na zakończenie

Dla firm, w których duża rotacja pracowników jest problemem, na wagę złota mogą się okazać usługi agencji pracy tymczasowej. Współpraca z agencją daje klientowi elastyczność zatrudnienia i pozwala na bieżąco dostosowywać liczebność załogi do konkretnej sytuacji. Co więcej, w momencie zaistnienia potrzeby nagłego zatrudnienia osób, agencja dostarcza pracowników na zastępstwo jak najszybciej. Istotny jest także fakt, że rekruterzy pracujący w agencji zatrudnienia mają doświadczenie i kompetencje w prowadzeniu rekrutacji na te same bądź podobne stanowiska, dzięki czemu mogą pozyskiwać bardziej efektywnych pracowników. Jak już wspomniałem, agencja może również wdrożyć dedykowany dla klienta Assessment Center, co wpłynie na zmniejszenie poziomu rotacji.

Agencje zatrudnienia posiadają także wykwalifikowanych koordynatorów, którzy na bieżąco monitorują problemy zgłaszane przez pracowników, dzięki czemu firma zyskuje dostęp do informacji o przyczynach ewentualnej zbyt wysokiej rotacji pracowników i może reagować na nie na bieżąco.

Jeżeli Twoja firma mierzy się z problemem rotacji pracowników i w następstwie z pozyskaniem nowych – skontaktuj się z nami. Możemy Ci pomóc!