Czym jest exit interview i jaka jest rola rozmów końcowych z pracownikami?

Rozmowa z pracownikiem odchodzącym z firmy może okazać się bezcennym źródłem informacji na temat słabych stron organizacji, które warto zmienić. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw przeprowadza z tymi osobami wywiady nazywające się exit interview, aby zdobyć wiedzę na temat przyczyn odejścia pracowników.

Exit interview to zwykle ostatnia szansa na zadanie pracownikowi pytań dotyczących jego doświadczeń związanych z pracą i firmą. To także okazja, aby pozyskać informacje na temat zadowolenia z pracy, relacji z przełożonymi i kolegami czy atrakcyjności oferowanych warunków zatrudnienia. Wykorzystanie exit interview jest korzystne nie tylko dla pracowników, którzy chcą odejść z pracy na dobrych warunkach, ale także dla pracodawców, którzy chcą zadbać o dobry wizerunek swojej firmy na rynku pracy.

W artykule omówię, czym jest exit interview, jakie pytania należy zadać pracownikowi podczas rozmowy, jakie korzyści wynikają ze stosowania takiej metody i dlaczego warto ją wprowadzić w firmie.

Czym jest exit interview?

Exit Interview to rozmowa pracodawcy z odchodzącym z firmy pracownikiem, zwykle w formie wywiadu. Rozmowę organizuje i przeprowadza zespół HR lub bezpośredni przełożony. Bardzo ważne, żeby spotkanie miało charakter dobrowolny i swobodny.

Czasami exit interview może mieć formę ankiety (np. online). Jednak takie rozwiązanie bywa krytykowane za brak czynnika ludzkiego. Eksperci wskazują tutaj na bardzo dużą rolę spotkania i bezpośredniej rozmowy z odchodzącym pracownikiem. Podczas spotkania przełożony lub pracownik działu HR może również dopytać o pewne kwestie czy problemy, które zostaną ujawnione w trakcie rozmowy – ankieta nie daje możliwości reagowania na bieżąco na udzielone odpowiedzi.

Cele exit interview, czyli po co przeprowadzać rozmowy końcowe z odchodzącymi pracownikami?

Podczas exit interview pracownik opuszczający firmę udziela odpowiedzi na pytania dotyczące swojego doświadczenia związanego z danym miejscem pracy. Celem exit interview jest poznanie przyczyn, dla których pracownik zdecydował się na rezygnację z pracy oraz jego opinii o firmie. Ćwiczenie to umożliwia pracodawcy poznanie mocnych i słabych stron firmy oraz wskazanie obszarów, które wymagają poprawy. Odpowiednio przeprowadzone exit interview może zaowocować poprawą relacji na linii pracodawca-pracownik.

Dzięki przeprowadzeniu exit interview pracodawca może wiele dowiedzieć się o nastrojach, które panują w firmie. Rozmowa końcowa ma również znaczący wpływ na employer branding, czyli budowanie wizerunku pracodawcy. Pracodawca, po tym jak pracownik odchodzący z organizacji udzielił odpowiedzi na pytania w ramach exit interview, może podzielić się ogólnymi informacjami z innymi pracownikami, tak żeby utrzymać w firmie dobre praktyki lub wprowadzić działania naprawcze w razie konieczności.

Jak już wspomniałam, głównym celem wywiadu końcowego jest zrozumienie motywacji i punktu widzenia pracownika, który postanowił pożegnać się z organizacją. W ten sposób firma może uzyskać cenną wiedzę o problemach mających miejsce np. wewnątrz danego działu czy między różnymi działami oraz o obszarach, które należy udoskonalić. Dzięki temu będzie możliwe usprawnienie pracy w niektórych działach firmy, rozwiązanie wewnętrznych konfliktów w zespole, a w efekcie przeciwdziałanie rotacji pracowników.

Exit interview pozwala także m.in. na:

• poprawę kultury pracy,
• spojrzenie na środowisko pracy z zupełnie innej perspektywy,
• poznanie poziomu zadowolenia pracowników,
• poznanie technik budowania pozytywnego wizerunku firmy,
• wprowadzenie zmian, które okażą się najważniejsze w starciu z konkurencyjnymi firmami,
• pokazanie, że firma liczy się ze zdaniem pracowników,
• wybór odpowiednich benefitów pozapłacowych.

Jak przeprowadzać exit interview?

Wywiad z odchodzącym pracownikiem powinien być przeprowadzony w sposób dobrowolny, gdyż tylko wtedy jest możliwość uzyskania szczerych i prawdziwych odpowiedzi. Oczywiście pracownik ma prawo odmówić udziału w exit interview.

Należy zacząć od przesłania pracownikowi wiadomości z wyjaśnieniem, dlaczego zależy nam na tej rozmowie, ile potrwa oraz czego będzie dotyczyć. Jeżeli adresat wyrazi chęć udziału w exit interview, należy umówić się z nim na termin wywiadu.

Osoba przeprowadzająca exit interview powinna się do tego dobrze przygotować – przede wszystkim wiedzieć, o co konkretnie chce zapytać. Podczas rozmowy można oczywiście dopytać także o obszary, które są dla firmy istotne, a nie zostały uwzględnione we wcześniej ustalonych pytaniach. Otrzymane od pracownika informacje należy dokładnie spisać, a na podstawie notatek sporządzić raport.

Przygotowany raport z rozmowy warto przesłać pracownikowi, aby mógł dodać jeszcze coś od siebie lub sprostować daną wypowiedź na wypadek, gdyby coś zostało źle zrozumiane.

Kluczowe pytania, które warto zadać pracownikowi podczas exit interview

Każde exit interview może wyglądać inaczej, bowiem każda firma ma własne wartości, kulturę oraz problemy. Pytania należy dostosować do tego, czego chcemy się dowiedzieć. Podczas exit interview można zadawać pytania otwarte i zamknięte.

Poniżej prezentuję listę pytań z kilku obszarów, które warto zadać pracownikowi na zakończenie współpracy. Kluczowe pytania dotyczą oczywiście powodów rezygnacji.

1. Powód rezygnacji:

• Jaki jest powód odejścia z pracy?
• Czy jest coś, co przekonałoby Cię do pozostania w naszej firmie?
• Co takiego zaproponowała Ci nowa firma, czego zabrakło Ci u nas?

2. Rekrutacja i wdrożenie:

• Jak z perspektywy czasu oceniasz swój proces rekrutacyjny (co byś zmienił/poprawił, a co Ci się najbardziej podobało)?
• Jak wyglądał okres Twojego wdrożenia i co Ci się podobało, a co nie?

3. Relacje z przełożonym:

• Czy czułeś, że jesteś doceniony przez managera?
• Czy Twój przełożony traktował wszystkich tak samo?
• Jak oceniasz kompetencje przełożonego?

4. Relacje z zespołem:

• Jaka atmosfera panuje w Twoim zespole?
• Jak oceniasz współpracę w zespole?

5. Wynagrodzenie i benefity:

• Czy byłeś zadowolony z wynagrodzenia i benefitów oferowanych przez firmę?
• Jakiego benefitu Ci brakowało?
• Jak oceniasz warunki pracy?

6. Komunikacja:

• Co sądzisz o komunikacji w firmie i czego brakowało Ci w tym zakresie?
• Jak oceniasz narzędzia komunikacji?

7. Satysfakcja i motywacja:

• Jakie są według Ciebie plusy pracy w naszym przedsiębiorstwie?
• Co w firmie wymaga poprawy?
• Czy byłeś zadowolony z wykonywanych zadań?

8. Rozwój i nastroje w firmie:    

• Czego się nauczyłeś w firmie?
• Czy firma stworzyła Ci możliwości rozwoju, awansu?
• Jakie Twoim zdaniem panują nastroje w firmie?

9. Zarządzanie organizacją:

• Czy decyzje podejmowane przez zarząd były dla Ciebie jasne?
• Czy według Ciebie zarząd dba o pracowników?
• Jak oceniasz komunikację zarządu z resztą organizacji?

Powyższy zestaw pytań oczywiście można rozszerzyć. W pytaniach zamkniętych warto także zastosować skalę (np. 0-5).

Czytaj także: Czym jest onboarding pracownika i jak skutecznie go przeprowadzać?

Analiza danych zebranych podczas exit interview – początek zmian w organizacji

Wszystkie zebrane podczas rozmów końcowych informacje powinny być na bieżąco analizowane. Ważne jest sprawdzenie elementów, które często są wskazywane przez odchodzących pracowników jako minusy i reagowanie na takie sygnały. Gdy wiemy, z jakich powodów ludzie odchodzą z organizacji, ale nic z tym nie robimy, znaczenie exit interview staje się marginalne.

Podsumowanie

Exit interview, które zostało dobrze przeprowadzone, jest cennym źródłem informacji o tym, co dzieje się aktualnie w organizacji. To szansa na pozytywne zakończenie współpracy z pracownikiem, rozwój firmy oraz motywacja do tego, aby przeprowadzić ogólne usprawnienie przedsiębiorstwa. Dzięki exit interview tworzy się przestrzeń do szczerej rozmowy przy okazji pokazując, że firma bierze pod uwagę opinie pracowników oraz dąży do tego, by korygować błędy i dzięki temu się rozwijać.

Żeby zebrać potrzebne informacje w ramach exit interview, potrzebne są dobre relacje z zespołem. Dlatego ważne jest, aby były budowane takie mechanizmy, które będą wspierać cele i kulturę organizacyjną.