Czym jest onboarding pracownika i jak skutecznie go przeprowadzać?

Znalezienie nowego pracownika to połowa sukcesu. Prawdziwe wyzwanie to sprawić, by pozostał w organizacji na dłużej. Oczywiście składać się na to będzie wiele czynników, takich jak np. atmosfera w zespole, wynagrodzenie czy możliwości rozwoju. Kluczowe jednak będzie pierwsze wrażenie, jakie pracodawca zrobi na nowo zatrudnionej osobie. Taką możliwość daje właśnie onboarding. Sprawnie przeprowadzony, ułatwi start nowemu pracownikowi.

Onboarding pracownika – czym tak właściwie jest?

Zanim opowiem o historii onboardingu, jego znaczeniu i wpływie na organizację, postaram się przybliżyć zagadnienie onboardingu pracownika. Bezpośrednie tłumaczenie słowa „onboarding” na język polski to „wdrożenie” lub „wprowadzenie”. W nomenklaturze HR najczęściej używamy terminu „adaptacja nowego pracownika”. To nic innego jak szereg działań mających na celu wdrożenie pracownika i zapoznanie go z organizacją. Warto zaznaczyć, że proces onboardingu powinien zaczynać się już przed rozpoczęciem pracy nowej osoby.

Proces onboardingu obejmuje przede wszystkim:

• dopełnienie formalności związanych z zatrudnieniem (skierowanie na badania medycyny pracy, podpisanie odpowiednich dokumentów, BHP, ubezpieczenia);
• przekazanie narzędzi wykorzystywanych w pracy (odzież robocza, sprzęt, samochód służbowy);
• przygotowanie i wskazanie stanowiska pracy;
• zapoznanie nowego pracownika ze standardami obowiązującymi w firmie (procedurami, ścieżkami służbowymi, przedstawienie struktury organizacyjnej, celów i wartości firmy);
• przedstawienie członków zespołu i innych współpracowników.

Dlaczego rola onboardingu jest dziś tak ważna?

W Polsce potencjał onboardingu dopiero od kilku lat jest dostrzegany przez firmy. Jeszcze jakiś czas temu wdrożenie nowego pracownika polegało wyłącznie na podpisaniu odpowiednich dokumentów i wskazaniu drogi do stanowiska pracy. Skąd ta zmiana? Wraz ze zmianami ustrojowymi w Polsce i pojawieniem się prywatnych firm z zagranicznym kapitałem oraz know-how w obszarze HR pracodawcy zaczęli dostrzegać potrzebę odpowiedniego wdrożenia do pracy.

Zmiana pracodawcy jest dla pracownika dużym stresem (zgodnie ze Skalą Wydarzeń Życiowych dr T. Holmesa i dr R. Rahe’a, porównywalna ze stresem związanym ze śmiercią przyjaciela), w związku z czym brak odpowiedniego wdrożenia może skończyć się demotywacją, co finalnie może doprowadzić do zakończenia współpracy. Z badań wynika, że największa rotacja pracowników występuje w pierwszych trzech miesiącach pracy. Pokolenie „Z” to ludzie, którzy nie boją się zmian, co więcej – traktują je jak wyzwanie. Dodając do tego panujący od kilku lat w Polsce rynek pracownika zauważamy, że taktyka wprowadzania pracownika na „jakoś to będzie” powoduje dużą rotację, koszty i spadek motywacji u zespołu pozostającego w organizacji.

Przeczytaj artykuł: Wsparcie agencji pracy tymczasowej w procesie onboardingu pracowników

Skuteczny onboarding pracownika – narzędzia

Skoro już wiemy, czym jest onboarding pracownika i dlaczego jest istotny, czas na kilka słów o narzędziach, które mogą się przydać, aby był on skuteczny.

1. Dobry HR-owiec to podstawa – osoba o odpowiednim poziomie kompetencji i empatii to pierwszy krok do skutecznego wdrożenia. Jest to osoba, która poprzez swoje zachowania i podejście będzie odzwierciedlać kulturę i poziom naszej organizacji.
2. Baza wiedzy – w formie prezentacji, danych zawartych na dysku wspólnym / w broszurze. Tak naprawdę forma jest dowolna. Ważne, żeby zawarte w niej były wszystkie ważne informacje odnośnie naszej organizacji, wzory dokumentów, procedury, regulaminy oraz żeby pracownik wiedział, gdzie szukać tych materiałów.
3. Struktura firmy i profile pracowników – ułatwi sprawne poruszanie się nowego pracownika po nowej firmie.
4. Newsy – w formie cyklicznych biuletynów / artykułów / tablicy informacyjnej. Pozwól, aby nowy pracownik miał świadomość procesów biznesowych toczących się w twojej firmie. Będzie mógł również przejrzeć artykuły archiwalne i zapoznać się z historią firmy.
5. Welcome pack – czyli nic innego jak pakiet gadżetów firmowych.
6. Informacja zwrotna po wdrożeniu – warto poprosić nowego pracownika o wypełnienie ankiety po pierwszych tygodniach pracy. Pozyskane uwagi wykorzystaj, aby usprawnić obszary, które nowe pracownik wskazał jako słabe.

Co nam daje onboarding pracownika?

Onboarding to narzędzie, które ma sprawić, że nowy pracownik będzie czuł się w naszej organizacji komfortowo. Ma zwiększyć jego motywację do pracy i zminimalizować stres związany ze zmianą w jego życiu. Biorąc pod uwagę niskie bezrobocie w Polsce i panujący od kilku lat rynek pracownika, proces onboardingu powinien być standardem w każdej organizacji, której zależy na rozwoju i wynikach.

Co możemy osiągnąć przy pomocy onboardingu?

1. Zwiększymy zaangażowanie i wydajność pracownika – jednym z czynników wpływających na efektywność pracownika jest jego poczucie bezpieczeństwa. Im lepiej pracownik zna organizację i jej cele biznesowe, tym efektywniej pracuje.
2. Wzmocnimy wizerunek naszej marki – istnieje duża szansa, że pracownik zadowolony z pracy podzieli się opinią na temat pracodawcy w social mediach czy poleci naszą firmę znajomym.
3. Zaoszczędzimy czas i pieniądze – w związku ze zmniejszeniem rotacji, zniwelowane zostaną koszty związane z poszukiwaniem nowego pracownika, jego badaniami czy wdrożeniem.
4. Motywacja u pracowników już pracujących wzrośnie – brak rotacji w firmie i doświadczony zespół to dla wielu pracowników kluczowy element decydujący o długoterminowej współpracy z pracodawcą.
5. Zwiększymy przewagę nad konkurencją – zminimalizowanie rotacji pozwala zbudować silny, zgrany zespół. Firmom, które zatrudniają nowych pracowników stosunkowo często, może być trudno stworzyć zespół ekspertów zaangażowanych w wykonywane zadania i działających efektywnie.

Trudności w onboardingu

Aby onboarding pracownika był skuteczny, powinien zostać dobrze zaprojektowany. Należy pamiętać, że jest to proces czasochłonny i nie może być mylony z pierwszym dniem pracy (induction day). Prawidłowo przeprowadzony proces trwa od kilku nawet do kilkunastu tygodni. Ważne jest, żeby obowiązki związane z onboardingiem nie były w całości przerzucone na managera czy pracownika z biurka obok. Proces powinien być przeprowadzony rzetelnie i – co za tym idzie – musimy do niego oddelegować odpowiednie osoby, które będą mogły w pełni zaangażować się w proces i przygotować odpowiednie materiały, a także stanowisko pracy.

Niestety wciąż niektórzy pracodawcy uważają, że cały proces onboardingu to coś niepotrzebnego, bo przecież „kiedyś tego nie było i mieliśmy pracowników”. Takie podejście może wynikać np. z braku świadomości kosztów rotacji pracowników lub obawy o nadmierne wykorzystywanie czasu na działania wdrożeniowe – kosztem realizacji bieżących celów firmy. Dlatego też zanim zaczniemy projektować proces, konieczne jest uświadomienie osobom zarządzającym jego istoty.

Onboarding pracownika – o czym trzeba pamiętać?

Podsumowując, onboarding pracownika to proces wymagający ciągłego doskonalenia i pełnego zaangażowania. Za jego sukcesem stoi zaangażowanie dużej grupy ludzi i świadomość, jak ważny jest to proces. Należy przy tym pamiętać, że skuteczny onboarding to korzyści dla nowego pracownika, działu i całej organizacji.

Zobacz także: Czym jest exit interview i jaka jest rola rozmów końcowych z pracownikami?