W PowerJobs pracuje od 2019 roku, gdzie odpowiada za employer branding i aktywnie wspiera rekrutacje pracownicze. Prywatnie jest miłośniczką jazdy na rowerze i dobrych książek.
Skutecznie przeprowadzony proces rekrutacyjny kończy etap poszukiwań kandydatów spełniających wymagania do objęcia danego stanowiska. Nowo zatrudnieni pracownicy, po podpisaniu umowy i wykonaniu badań medycyny pracy, mogą w wyznaczonym terminie stawić się w zakładzie pracy i rozpocząć wykonywanie swoich obowiązków. Brzmi prosto? Tylko w teorii.
Pierwsze dni zatrudnienia są bardzo często sprawdzianem dla firmy. Bez odpowiedniego przygotowania nowy pracownik może mieć trudności z odnalezieniem się w organizacji, nie rozumieć swoich obowiązków, zasad bezpieczeństwa czy sposobu funkcjonowania zespołu. W skrajnym przypadku może szybko podjąć decyzję o odejściu, a firma straci nie tylko pracownika, ale również czas i pieniądze zainwestowane w rekrutację.
Problem ten jest szczególnie istotny w firmach produkcyjnych, gdzie wdrożenie nowej osoby obejmuje nie tylko poznanie organizacji i zespołu, ale również przygotowanie do pracy na konkretnym stanowisku, zapoznanie z procesami, maszynami, zasadami BHP i wymaganiami jakościowymi.
Jak dobrze zaplanować pierwsze dni pracy? Na co zwrócić szczególną uwagę, tworząc procedurę onboardingu? Jakie szkolenia i materiały warto przygotować dla nowego pracownika? Na te i inne pytania odpowiadam w poniższym artykule.
Onboarding to proces wdrożenia nowo zatrudnionego pracownika do organizacji. Jego celem jest umożliwienie nowej osobie możliwie sprawnego rozpoczęcia pracy, poznania obowiązków, zasad funkcjonowania firmy oraz nawiązania relacji ze współpracownikami.
Warto przy tym podkreślić, że onboarding nie powinien być utożsamiany wyłącznie z pierwszym dniem pracy. Dobrze zaplanowane wdrożenie rozpoczyna się jeszcze przed pojawieniem się pracownika w zakładzie i może trwać przez kilka tygodni, a w przypadku bardziej wymagających stanowisk nawet kilka miesięcy.
W firmie produkcyjnej proces ten ma szczególne znaczenie. Nowy pracownik musi bowiem nie tylko poznać organizację, ale także bezpiecznie i prawidłowo wykonywać konkretne czynności. Niedostateczne przygotowanie może prowadzić do błędów, obniżenia jakości, przestojów, wypadków przy pracy, a także frustracji samego pracownika.
Dlatego onboarding powinien być zaplanowany jako konkretny proces, z jasno określonymi etapami, odpowiedzialnościami i oczekiwaniami wobec nowo zatrudnionej osoby.
Preonboarding obejmuje wszystkie działania podejmowane pomiędzy przyjęciem oferty przez kandydata a jego pierwszym dniem w pracy. To etap, którego nie warto pomijać, ponieważ właśnie wtedy można ograniczyć stres związany z rozpoczęciem zatrudnienia i odpowiednio przygotować pracownika do wejścia w nowe środowisko.
Przed pierwszym dniem warto przekazać nowej osobie najważniejsze informacje organizacyjne, takie jak:
W zależności od specyfiki zakładu można również przesłać pracownikowi materiały dotyczące firmy, np. krótką prezentację, informacje o wartościach organizacji czy podstawowe zasady obowiązujące na terenie zakładu.
Preonboarding ma również znaczenie z perspektywy employer brandingu. Kandydat, który po podpisaniu umowy przez kilka tygodni nie otrzymuje żadnej informacji od firmy, może zacząć zastanawiać się, czy podjął właściwą decyzję. Z kolei sprawna komunikacja pokazuje, że pracodawca jest dobrze zorganizowany i rzeczywiście przygotowuje się na jego przyjęcie.
Wdrożenie pracownika produkcji powinno łączyć dwa obszary: poznanie organizacji oraz przygotowanie do bezpiecznego i prawidłowego wykonywania pracy.
Pierwszy dzień nie powinien ograniczać się do przekazania dokumentów, odbycia obowiązkowych szkoleń i wskazania stanowiska pracy. Warto przygotować wcześniej harmonogram, który pozwoli nowej osobie poznać krok po kroku firmę i swoje obowiązki.
Początkowo pracownik powinien otrzymać informacje dotyczące samego zakładu – jego struktury, najważniejszych działów, zasad komunikacji oraz kultury organizacyjnej. Następnie należy przejść do kwestii związanych bezpośrednio ze stanowiskiem.
W przypadku pracownika produkcji szczególnie ważne jest wyjaśnienie:
Trzeba mieć świadomość, że nowy członek zespołu potrzebuje czasu na przyswojenie przekazanych informacji. Nawet osoba posiadająca doświadczenie na podobnym stanowisku może nie znać konkretnych procedur, maszyn czy standardów obowiązujących w danym zakładzie.
Istotnym elementem wdrożenia jest również praktyczna nauka pracy. Najlepiej, jeśli nowy pracownik najpierw obserwuje prawidłowe wykonanie zadania, następnie wykonuje je samodzielnie pod nadzorem, a dopiero po uzyskaniu odpowiednich kompetencji przechodzi do samodzielnej pracy.
Dobrze przygotowane materiały mogą znacznie ułatwić wdrożenie, szczególnie gdy nowy pracownik musi przyswoić dużą liczbę informacji w krótkim czasie.
Warto stworzyć prosty pakiet onboardingowy, który może zawierać m.in.:
W przypadku pracowników produkcyjnych szczególnie przydatne są krótkie, przejrzyste instrukcje oraz materiały wizualne. Jeśli procedurę można przedstawić za pomocą zdjęcia, schematu lub krótkiego filmu, często będzie to skuteczniejsze niż wielostronicowy dokument.
Materiały nie powinny jednak zastępować bezpośredniego wdrożenia. Ich zadaniem jest przede wszystkim umożliwienie pracownikowi powrotu do informacji, których nie zapamiętał podczas pierwszego szkolenia.
Jednym z najprostszych sposobów na usprawnienie onboardingu jest wyznaczenie pracownikowi konkretnego opiekuna. Nie musi być nim bezpośredni przełożony. W wielu przypadkach lepiej sprawdzi się doświadczony pracownik, który dobrze zna stanowisko, proces produkcyjny i codzienne funkcjonowanie zakładu.
Opiekun może pomóc nowej osobie w praktycznych kwestiach, np. wskazać szatnię, wyjaśnić organizację przerw, pokazać, gdzie zgłaszać konkretne problemy czy odpowiedzieć na pytania dotyczące codziennej pracy.
To szczególnie ważne w pierwszych dniach, kiedy pracownik może obawiać się zadawania pytań przełożonemu. Świadomość, że ma konkretną osobę, do której może się zwrócić, zmniejsza stres i ułatwia adaptację.
Szkolenia są jednym z najważniejszych elementów onboardingu w firmie produkcyjnej. Ich zakres powinien wynikać zarówno z obowiązujących przepisów, jak i rzeczywistych potrzeb danego stanowiska.
W przypadku pracowników produkcyjnych szkolenia BHP mają szczególne znaczenie. Nowa osoba powinna znać zagrożenia występujące w miejscu pracy, zasady bezpiecznego poruszania się po zakładzie, procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz zasady korzystania ze środków ochrony indywidualnej.
Ważne jest również, aby szkolenie nie miało wyłącznie formalnego charakteru. Pracownik powinien rozumieć, dlaczego określone zasady obowiązują i jakie mogą być konsekwencje ich nieprzestrzegania.
Szkolenie stanowiskowe powinno przygotować pracownika do wykonywania konkretnych zadań. W zależności od stanowiska może obejmować m.in. obsługę maszyn, korzystanie z narzędzi, kontrolę jakości, dokumentowanie wykonanej pracy czy reagowanie na nieprawidłowości.
Warto podzielić szkolenie na mniejsze etapy i stopniowo zwiększać zakres odpowiedzialności pracownika. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której nowa osoba otrzymuje zbyt dużą ilość informacji jednocześnie.
Dobrym rozwiązaniem jest również wykorzystanie list kontrolnych. Dzięki nim przełożony lub opiekun może sprawdzić, czy pracownik poznał wszystkie kluczowe elementy stanowiska, a następnie potwierdzić jego przygotowanie do samodzielnej pracy.
Dobrze zaplanowany onboarding przynosi korzyści zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy. Z perspektywy pracownika oznacza przede wszystkim mniejszy stres, większe poczucie bezpieczeństwa oraz szybsze odnalezienie się w nowym środowisku. Nowa osoba od początku wie, czego się od niej oczekuje i gdzie może szukać pomocy.
Dla pracodawcy skuteczne wdrożenie może oznaczać:
Czytaj również: Rotacja pracowników w firmie – jak ją mierzyć i zapobiegać?
Warto jednak pamiętać, że sam fakt posiadania procedury onboardingu nie gwarantuje jej skuteczności. Dokument opisujący kilkanaście etapów wdrożenia nie pomoże, jeśli w praktyce przełożony nie ma czasu na szkolenie nowej osoby, opiekun nie wie, za co odpowiada, a pracownik pierwszego dnia trafia na stanowisko bez przygotowanych narzędzi i dostępu do potrzebnych informacji. Dlatego skuteczny onboarding powinien być nie tylko opisany, ale przede wszystkim realnie stosowany.
Onboarding w firmie produkcyjnej powinien być traktowany jako inwestycja, a nie formalność poprzedzająca rozpoczęcie pracy. Im lepiej zaplanowany jest proces wdrożenia nowego pracownika, tym łatwiej będzie mu się odnaleźć w organizacji i bezpiecznie osiągnąć samodzielność.
Dobrze wdrożony pracownik nie tylko szybciej zaczyna efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Od pierwszych dni otrzymuje również sygnał, że jest dla organizacji ważny, a firma jest przygotowana na jego obecność. W warunkach rynku pracy, na którym pozyskanie i utrzymanie dobrych pracowników jest coraz większym wyzwaniem, ma to naprawdę istotne znaczenie.