Rotacja pracowników w firmie – jak ją mierzyć i zapobiegać?

Rotacja pracowników jest zjawiskiem naturalnym, spotykanym w każdym przedsiębiorstwie. Dopóki nie przybiera znacznych rozmiarów i co za tym idzie – nie wpływa na funkcjonowanie firmy, nie powinna być powodem do zmartwień. Nie oznacza to jednak, że można ją bagatelizować!

Fakt, że pracownicy odchodzą z firmy, nie dziwi żadnego pracownika działu HR. Jednak co w sytuacji, kiedy staje się to zjawiskiem masowym i nie jesteśmy w stanie pracowników zatrzymać na dłużej? Rotacja pracowników w firmie może prowadzić do wielu problemów. Zapobieganie temu zjawisku staje się kluczowe dla stabilności organizacji. Przeczytaj artykuł i dowiedz się:

• czym jest rotacja pracowników i jak ją mierzyć,
• jak obliczyć wskaźnik rotacji pracowników,
• jakie są przyczyny rotacji pracowników i jak im zapobiegać.

Czym jest wskaźnik rotacji pracowników?

Rotacja pracowników (fluktuacja) to zjawisko odejścia lub zwolnienia określonej liczby pracowników w danym okresie. Rotacja oznacza zmiany w strukturze zatrudnienia, które mogą być zarówno korzystne, jak i niekorzystne dla organizacji. Jej koszt potrafi przekroczyć 100% rocznego wynagrodzenia na jednym stanowisku pracy. Rotacja pracowników jest wysoka, gdy wiele osób opuszcza firmę w krótkim czasie.

Ogólny wskaźnik rotacji pracowników to stosunek liczby pracowników, którzy odeszli z firmy, do całkowitej liczby pracowników zatrudnionych w organizacji. Wskaźnik rotacji zatrudnienia mierzy się w odniesieniu do danego okresu, na przykład w skali roku. 

Wskaźnik rotacji zatrudnienia – jak mierzyć?

Aby obliczyć wskaźnik rotacji pracowników, warto wykorzystać prosty wzór: liczbę osób odchodzących z firmy podzielić przez średnią liczbę pracowników zatrudnionych w danym okresie i całość pomnożyć przez 100. Obliczona w ten sposób rotacja pracowników pozwala na monitorowanie zmian w zatrudnieniu. Otrzymany wynik to wyrażony w procentach wskaźnik rotacji pracowników.

Na przykład, jeśli w ciągu roku z firmy odeszło 10 osób, a średnia liczba pracowników zatrudnionych wynosiła 100, to wskaźnik rotacji wynosi 10%

Jakie są przyczyny wysokiej rotacji pracowników w firmie?

Wysoka rotacja oznacza destabilizację zespołu i może wpłynąć na poziom rotacji w całej branży. Przyczyny wysokiej rotacji, z którymi najczęściej mamy do czynienia, to m.in.:

• wynagrodzenie – dobrze skonstruowany system płacowo-premiowy może być bardzo skutecznym narzędziem zwiększania efektywności pracowników, a także motorem napędzającym rozwój całego przedsiębiorstwa. Duża rotacja pracowników bardzo często powstaje na skutek zbyt niskiego lub nieadekwatnego do wykonywanej pracy wynagrodzenia – i to bez względu na rodzaj wykonywanej pracy i inne aspekty zatrudnienia;
• brak możliwości rozwoju zawodowego – potrzeba rozwoju jest jednym z najważniejszych czynników motywujących do pracy. Dobrze funkcjonujące przedsiębiorstwo powinno stworzyć odpowiednią strukturę organizacyjną, umożliwiającą awanse, także te poziome, wiążące się ze zwiększeniem zakresu uprawnień i wpływu na funkcjonowanie firmy. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich wysiłki zostaną dostrzeżone i nagrodzone, a ścieżka rozwoju zawodowego musi być dla nich jasna i sprawiedliwa;
• oferta pracy niezgodna z rzeczywistością – to jedna z najczęstszych przyczyn rotacji pracowników z krótkim stażem pracy w danej firmie. Jeśli opis roli i stanowiska, który został przedstawiony na etapie rekrutacji, nie pokrywa się z rzeczywistością, może to powodować frustrację pracownika i skłonić go do szybkiej rezygnacji z pracy. Należy więc unikać pokusy „koloryzowania” oferty w celu przekonania kandydata do jej przyjęcia, jeśli użyte argumenty są niezgodne z prawdą. Pracodawcy powinni jasno wskazywać obowiązki, z jakimi wiąże się praca na danym stanowisku, a także oczekiwania wobec potencjalnego pracownika;
• złe warunki pracy – pracodawca ma obowiązek stworzyć odpowiednie warunki zatrudnienia. Niedociągnięcia w tym zakresie mogą powodować problemy z dostarczaniem usług oraz negatywnie wpływać na morale pracowników, co w efekcie może skutkować wzrostem wskaźnika rotacji;
• brak lub niskie świadczenia socjalne – niskie świadczenia socjalne lub ich całkowity brak może skłonić pracowników do poszukiwania pracy u konkurencji, która zapewni im takie świadczenia;
• atmosfera w miejscu pracy – również zła atmosfera w miejscu zatrudnienia, konflikty ze współpracownikami czy przełożonymi mogą prowadzić do fluktuacji pracowników. Zmiany w strukturze firmy mogą wywołać niepokój wśród pracowników, co wpływa na rotację;
• lokalizacja i dostępność miejsca pracy – miejsca zamieszkania pracowników mogą być oddalone od siedziby firmy. Jeśli lokalizacja jest trudno dostępna, może to zniechęcać wartościowych pracowników i zwiększać rotację;
• charakter pracy sezonowej – w firmach zatrudniających pracowników sezonowych, poziom rotacji może być naturalnie wyższy ze względu na charakter pracy.

Rotacja pracowników jest też uzależniona od czynników, na które firma nie ma bezpośredniego wpływu, takich jak niska stopa bezrobocia, niż demograficzny oraz specyfika młodego pokolenia, które nie boi się częstych zmian pracy. Firmę opuszczają najlepsi pracownicy, gdy oferty konkurencji są bardziej atrakcyjne. Często dzieje się tak w sytuacji, gdy warunki pracy w twojej firmie są mniej atrakcyjne niż u konkurencji.

Przeczytaj artykuł: Jak motywować pracowników – skuteczne sposoby podnoszenia motywacji

Czy duża rotacja pracowników jest zawsze negatywnym zjawiskiem?

O ile wskaźnik rotacji nie jest niepokojący, umiarkowana rotacja może być korzystna, wprowadzając nowe pomysły i energie. Natomiast niski poziom rotacji może świadczyć o stabilności zespołu i satysfakcji pracowników. Jednak bez względu na naszą ocenę tego zjawiska w konkretnej sytuacji, warto monitorować przyczyny rotacji pracowników i wiedzieć, jakie czynniki mogą przyczyniać się do powstawania rotacji pracowników i jak im zapobiegać.

Dlaczego wysoka rotacja oznacza koszty?

Duża rotacja pracowników jest negatywnym zjawiskiem, które niesie za sobą wzrost kosztów rekrutacji, dodatkowe koszty związane z wdrożeniem nowej osoby, a także zagrożenie w postaci konieczności zatrudniania mniej wykwalifikowanych pracowników – z braku lepszych kandydatów na rynku pracy.

W jakich branżach występuje duży współczynnik rotacji pracowników?

Wysoki wskaźnik rotacji pracowników nie jest równomiernie rozłożony we wszystkich sektorach gospodarki. Istnieją branże, w których rotacja pracowników jest wysoka ze względu na specyfikę pracy, warunki zatrudnienia czy charakterystykę rynku pracy. Oto niektóre z nich:

• Branża gastronomiczna i hotelarska – sektor ten charakteryzuje się dużą liczbą pracowników sezonowych oraz nieregularnymi godzinami pracy, co często prowadzi do dużej rotacji pracowników. Niskie wynagrodzenia i wysoki poziom stresu również przyczyniają się do tego zjawiska.
• Handel detaliczny – tutaj rotacja pracowników jest spowodowana często monotonią pracy, niskimi płacami oraz brakiem możliwości awansu. Pracownicy odchodzą, szukając lepszych warunków w innych firmach.
• Branża call center – wysoki poziom stresu, praca pod presją czasu i wyników, a także często nieprzyjemne kontakty z klientami sprawiają, że rotacja pracowników jest tu znacząca.
• Sektor budowlany – prace fizyczne, często w trudnych warunkach atmosferycznych oraz sezonowość zleceń wpływają na wysoki wskaźnik rotacji pracowników w tej branży.
• Technologie informatyczne (IT) – paradoksalnie, mimo wysokich wynagrodzeń, rotacja w IT jest duża. Wartościowi pracownicy są często podkupywani przez konkurencję, która oferuje lepsze warunki czy ciekawsze projekty. Pracownicy zmieniają pracę, szukając nowych wyzwań.
• Branża logistyczna i magazynowa – tutaj duża rotacja wynika z monotonii pracy, pracy zmianowej oraz często niskich płac. Pracownicy najczęściej odchodzą w poszukiwaniu lepszych warunków.

Rotacja w firmie może być również wysoka w sektorach, gdzie występuje fluktuacja popytu na pracę, np. w okresach świątecznych w handlu detalicznym. Warto zauważyć, że duża rotacja pracowników utrzymuje się także w sektorze usług, gdzie warunki zatrudnienia w twojej firmie są mniej atrakcyjne niż u konkurencji.

Rodzaje rotacji pracowników

Wyróżniamy kilka rodzajów rotacji pracowników. Dobrowolna rotacja występuje, gdy pracownicy odchodzą z własnej inicjatywy, często zmieniają pracę na lepiej płatną lub bardziej satysfakcjonującą. Niedobrowolna rotacja, czyli wymuszona, ma miejsce, gdy pracodawca rozwiązuje umowę z pracownikiem z powodu np. redukcji etatów. Istnieje także rotacja wewnętrzna, polegająca na przenoszeniu pracowników między działami lub stanowiskami w ramach firmy.

Jak zapobiegać rotacji pracowników?

Zapobieganie rotacji jest kluczowe dla utrzymania stabilności zespołu i ograniczenia kosztów związanych z rekrutacją i wdrożeniem nowych pracowników. Oto kilka skutecznych strategii:

• konkurencyjne wynagrodzenia – upewnij się, że oferowane wynagrodzenia są adekwatne do rynku i wykonywanej pracy. Dodatkowe bonusy i benefity mogą zwiększyć lojalność pracowników;
• możliwości rozwoju – inwestuj w szkolenia i rozwój zawodowy. Pracownicy cenią możliwość podnoszenia kwalifikacji i awansu;
• dobra atmosfera w miejscu pracy – dbaj o pozytywne relacje w zespole. Rozwiązuj konflikty na bieżąco i promuj kulturę współpracy;
• transparentność i komunikacja – jasno komunikuj cele firmy, oczekiwania i możliwości. Pracownicy powinni wiedzieć, czego się od nich oczekuje i co mogą osiągnąć;
• elastyczność zatrudnienia – w miarę możliwości oferuj elastyczne godziny pracy czy możliwość pracy zdalnej, co może zwiększyć satysfakcję pracowników;
• docenianie i motywowanie – regularnie doceniaj osiągnięcia pracowników. Motywacja pozytywna może znacząco zmniejszyć poziom rotacji.

Rotacja pracowników — skuteczne rozwiązania

Odpowiedź na pytanie dlaczego pracownicy odchodzą z organizacji, jest ważna zarówno z punktu widzenia nowego pracodawcy, jak i tego, z którym pracownik właśnie się rozstaje. W szukaniu bezpośrednich powodów rotacji pracowników mogą więc być bardzo pomocne narzędzia employer branding, takie jak ankiety exit interview.

Warto zapytać odchodzących pracowników o różne aspekty związane z pracą, na przykład zbadać, czy praca ich stresowała bądź czy nie czuli się mobbingowani przez przełożonych, poprosić o wskazanie mocnych i słabych stron organizacji, a także obszarów do poprawy. Exit interview powinna przeprowadzić osoba z odpowiednimi kompetencjami z obszaru HR, która będzie najlepiej wiedzieć, jak postępować w takiej sytuacji. Jeżeli w firmie nie ma takiej osoby, warto skorzystać z zewnętrznego, profesjonalnego wsparcia, a z pozyskanych informacji wyciągnąć wnioski i wdrożyć odpowiednie zmiany w przedsiębiorstwie.

Rotacja pracowników — wyciągaj wnioski

Ważne, żeby informacje zdobyte w trakcie exit interview były analizowane. Na ich podstawie należy wyciągać odpowiednie wnioski, które pozwolą nie tylko zmniejszyć zjawisko rotacji, ale także zminimalizować ryzyko jej wystąpienia w przyszłości. Analiza rotacji powinna uwzględniać przyczyny odejścia pracowników, ich stanowiska, staż pracy, a także dział, z którego odchodzą.

Dział HR powinien regularnie monitorować rotację w firmie i porównywać wskaźniki rotacji w różnych okresach. Porównanie wskaźnika rotacji z poprzednimi latami lub z innymi firmami w branży pozwala ocenić, czy poziom rotacji jest akceptowalny.

Jeśli mleko się już rozlało i jest potrzeba zastąpienia osób, które zrezygnowały z pracy, chciałbym jeszcze przybliżyć kilka sprawdzonych metod pozyskiwania personel, które są wykorzystywane w PowerJobs:

Sprawdzone kanały pozyskiwania kandydatów

Docieranie do potencjalnych kandydatów poprzez kanały komunikacji, które są dla nich wiarygodne i wygodne, np. Internet czy system poleceń pracowniczych, to najskuteczniejsze sposoby pozyskiwania kandydatów. Rekruter musi wykazać się dużą elastycznością i zaangażowaniem w trakcie rekrutacji. Pracownicy fizyczni często wysyłają swoje CV w weekendy i szukają pracy od zaraz.

Zobacz także: Jak napisać ogłoszenie o pracę?

Wielokierunkowość

Rynek pracy znacznie zmienił się na przestrzeni dekady. W przeszłości nowych pracowników poszukiwało się poprzez prasę i radio. Obecnie tym kierunkiem są Internet i targi pracy. Może to być również współpraca z uczelnianymi biurami karier lub informacje publikowane w mediach społecznościowych. Ważnym trendem jest zaangażowanie obecnych pracowników w proces rekrutacji poprzez wspomniany w poprzednim punkcie system poleceń pracowniczych.

Media społecznościowe

Social media to dziś jedno z podstawowych narzędzi employer branding. Warto postawić na skuteczną komunikację na Facebooku czy Instagramie, która ułatwia dotarcie do potencjalnych kandydatów i buduje pożądany wizerunek firmy. Jednak o sukcesie w pozyskiwaniu nowych osób możemy mówić wówczas, gdy obecni pracownicy na swoich prywatnych kontach na portalach społecznościowych chętnie dzielą się informacjami o firmie i stają się ambasadorami marki.

Za pośrednictwem profilu PowerJobs na Facebooku otrzymujemy bardzo dużo aplikacji od pracowników. To w naszym przypadku niezwykle skuteczny kanał komunikacji z kandydatami!

Nowatorskie pomysły

Dziś proces rekrutacji może być sposobem na budowanie wizerunku przedsiębiorstwa. Rekrutację można prowadzić poprzez eventy lub wykorzystać mobilne biura rekrutacyjne. Ważne przy tym jest, aby bezpośrednio docierać do zainteresowanych osób.

Assessment Center

Jak już wspomniałem, rotacja często powstaje na skutek niedopasowania kandydata do stanowiska. Z pomocą przychodzi Assessment Center, czyli wielotorowy proces, który za pomocą m.in. ćwiczeń i zadań pomoże ocenić rzeczywiste kompetencje kandydata. Dzięki temu aplikujący poznaje obowiązki, które będzie wykonywał w pracy, a przyszły pracodawca dowiaduje się nie tylko o mocnych stronach pracownika, ale również o słabszych, co może pomóc w przemodelowaniu zakresu obowiązków i w szybszym wdrożeniu kandydata do pracy. Obecnie Assessment Center jest jedną najskuteczniejszych metod weryfikacji i dopasowania kandydatów do ich przyszłych stanowisk pracy, a to zdecydowanie zmniejsza rotację pracowników.

Dzięki wdrożeniu Assessment Center u jednego z naszych klientów udało nam się zredukować rotację z 25-30% do 8-12%.

Assessment Center w rekrutacji pracowników tymczasowych

Dowiedz się, czym jest Assessment Center i jakie korzyści może przynieść organizacji.Czytaj artykuł

Pełne zaufanie

Wymagając szczerości od kandydatów, pracodawca powinien również zadbać o pełną transparentność. Podczas procesu rekrutacji warto komunikować, jaka jest struktura firmy, jakie są jej mocne strony, a co należy wzmocnić, jak zbudowany jest zespół lub gdzie mogą pojawić się sytuacje konfliktowe.

Wykorzystywanie różnorodności

Żyjemy w świecie zróżnicowanych pokoleń. Dobre zarządzanie różnorodnością w firmie pozwala z kłopotliwej sytuacji uczynić atut i sprawić, że osoby starsze i młodsze wzajemnie uczą się od siebie. Ma to fundamentalne znaczenie w perspektywie szybkiego i skutecznego wdrożenia nowego pracownika – który przeszedł już proces rekrutacji – do nowych obowiązków.

Na zakończenie

Rotacja pracowników jest naturalnym zjawiskiem, ale wysoki wskaźnik rotacji może być negatywny dla firmy. Ważne jest mierzenie i monitorowanie wskaźnika rotacji, aby w porę zapobiegać problemom. Zatrudnianie nowych pracowników jest kosztowne, dlatego warto inwestować w utrzymanie obecnych pracowników. Zapobieganie rotacji to klucz do stabilności i sukcesu organizacji.

Dla firm, w których duża rotacja pracowników jest problemem, na wagę złota mogą się okazać usługi agencji pracy tymczasowej. Współpraca z agencją daje klientowi elastyczność zatrudnienia i pozwala na bieżąco dostosowywać liczebność załogi do konkretnej sytuacji. Co więcej, w momencie zaistnienia potrzeby nagłego zatrudnienia osób, agencja dostarcza pracowników na zastępstwo jak najszybciej. Istotny jest także fakt, że rekruterzy pracujący w agencji zatrudnienia mają doświadczenie i kompetencje w prowadzeniu rekrutacji na te same bądź podobne stanowiska, dzięki czemu mogą pozyskiwać bardziej efektywnych pracowników. Jak już wspomniałem, agencja może również wdrożyć dedykowany dla klienta Assessment Center, co wpłynie na zmniejszenie poziomu rotacji.

Agencje zatrudnienia posiadają także wykwalifikowanych koordynatorów, którzy na bieżąco monitorują problemy zgłaszane przez pracowników, dzięki czemu firma zyskuje dostęp do informacji o przyczynach ewentualnej zbyt wysokiej rotacji pracowników i może reagować na nie na bieżąco.