Kwestionariusz osobowy jest jednym z pierwszych dokumentów, który należy wypełnić przed podjęciem zatrudnienia. Rzetelne i poprawne wypełnienie go ułatwia współpracę z pracodawcą już od samego początku.

30.10.2020

Autor:

Bartosz Gładki

W PowerJobs od 2015 roku, gdzie jako koordynator projektów odpowiada za opiekę nad wszystkimi aspektami związanymi ze współpracą z klientem. Prywatnie miłośnik jazdy na rowerze oraz dobrych filmów.

poradnik pracownika

Jak wypełnić kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy jest jednym z pierwszych dokumentów, który należy wypełnić przed podjęciem zatrudnienia. Rzetelne i poprawne wypełnienie go ułatwia współpracę z pracodawcą już od samego początku.

Przed podjęciem pracy w PowerJobs, bez względu na to czy będzie to zatrudnienie w oparciu o umowę zlecenia czy umowę o pracę, niezbędne jest przekazanie danych, potrzebnych do celów kadrowo-księgowych. Następuje to poprzez wypełnienie kwestionariusza osobowego, którego elementy zostaną opisane w tym artykule. Przy ich opisie zastosuję zasadę, że przed każdym z elementów zaznaczę w nawiasie, czy dotyczy on umowy zlecenia (skrót UZ), czy umowy o pracę (skrót UoP). Temat ten może wydawać się błahy, ale z doświadczenia wiem, że przysparza niekiedy problemów, w związku z tym postanowiłem go opisać w tym krótkim przewodniku.

Za chwilę przejdę do konkretnego opisu poszczególnych stron formularza, ale na początek garść informacji ogólnych. Podstawowa zasada, która powinna towarzyszyć wypełnianiu wszystkich dokumentów to: PISZ CZYTELNIE. Moje własne odręczne pismo pozostawia wiele do życzenia, więc gdy sam zatrudniałem się w PowerJobs, dokumenty wypełniłem DRUKOWANYMI literami. I jest to bardzo dobra praktyka, która ułatwia pracę osobom, które będą z naszych dokumentów korzystać.

Kolejna wskazówka – nawet jeśli jakieś pole w formularzu Ciebie nie dotyczy, oznacz je minusem lub przekreśleniem, żeby osoby czytające dokument miały pewność, że celowo go zostawiasz puste, a nie na przykład – zostało przez Ciebie przeoczone. Natomiast jeśli masz do wyboru kilka pól i chcesz zaznaczyć to, które Ciebie dotyczy, wpisz w kwadrat po prostu X (wszystkie inne sposoby oznaczenia takiego pola mogą być mylnie zrozumiane i powodować nieporozumienia). Resztę pozostaw bez wypełnienia.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (UZ + UoP)

Jest to pierwsza strona kwestionariusza. Na tej stronie powinniśmy podać szereg danych ogólnych, w tym:

  • Imię i nazwisko – warto dopisać również drugie imię.
  • Data i miejsce urodzenia – są to dane niezbędne do zgłoszenia Twoich składek w ZUS.
  • Adres email – w dzisiejszych czasach wiele ułatwia podanie adresu mailowego. Jeśli zaznaczysz, że zgadzasz się na kontakt drogą elektroniczną, na wskazany adres możesz otrzymać zarówno PIT, jak i paski wynagrodzeń.
  • Numer telefonu – rozmowa telefoniczna pozwala na szybki kontakt w pilnych sytuacjach.

Na pierwszej stronie kwestionariusza istnieje również rubryka odnośnie kwalifikacji zawodowych, wykształcenia czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Owszem, niektóre dane możemy znaleźć w Twoim CV, ale warto „uwypuklić” swoje umiejętności oraz kwalifikacje zawodowe. Dzięki temu możemy Twojego przyszłego pracodawcę poinformować o dodatkowych umiejętnościach, które posiadasz.

Klauzula informacyjna dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (UZ + UoP)

A po co nam to? Pozwolę sobie przekopiować pierwsze zdania z tej strony:

W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), […]
i tam mamy wyszczególnione po kolei informacje co robimy z Twoimi danymi osobowymi, jakich danych żądamy, w jaki sposób te dane przetwarzamy, etc.

Jest to punkt niezbędny w uzupełnianiu dokumentów kadrowych, gdyż PowerJobs, jak i reszta przedsiębiorstw musi stosować się do ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, inaczej rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO).
Bezpośrednio z tą klauzulą łączy się Zgoda na przetwarzanie danych.

Niezbędne jest wyrażenie Twojej zgody na przetwarzanie przez PowerJobs Sp. z o.o. danych osobowych, które zawarte są w dołączonych dokumentach aplikacyjnych. Pierwsza rubryka dotyczy aktualnej rekrutacji i jej zaznaczenie jest obligatoryjne przed podpisaniem umowy.
Warto również wyrazić zgodę na udział w kolejnych rekrutacjach. Pozwala to nam zadzwonić do Ciebie, gdy będziemy mieli inne, pasujące do Twojego profilu zawodowego oferty pracy.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika (UZ + UoP)

Tę stronę uzupełniamy o podstawowe dane adresowe i kontaktowe (podobnie jak na początku kwestionariusza), wpisując również gminę, powiat i województwo, na terenie których przebywamy. Warto przy uzupełnianiu tych pól upewnić się, że poprawnie są uzupełnione, bo niestety dość często zdarzają się błędy.

  • Adres zamieszkania to adres, pod którym rzeczywiście przebywasz. Może być inny niż adres zameldowania, ale jego wskazanie jest konieczne z uwagi na to, że na jego podstawie Urząd Skarbowy weryfikuje prawo do wyższych kosztów uzyskania przychodu (jeśli dojeżdżasz do pracy z innej miejscowości).
  • Kolejny punkt, na który chciałbym zwrócić szczególną uwagę jest rubryka adres korespondencyjny, a dokładniej chodzi mi o dopisane sformułowanie: „jeśli jest inny niż adres zamieszkania”. Wypełnij tę rubrykę jedynie w przypadku, jeśli z jakiegoś powodu chcesz, żeby korespondencja z Tobą kierowana była na inny adres niż adres zamieszkania. W przeciwnym razie wpisz tutaj minus lub przekreślenie.
  • Numer PESEL jest daną wymaganą przez ZUS.
  • Stan rodzinny – jeśli chcesz dodatkowo zgłosić do ubezpieczenia członka rodziny będzie wymagany dodatkowy dokument, który można uzupełnić przy podpisywaniu umowy.
  • Warto dopisać także osobę, którą należy zawiadomić w razie wypadku. Oby nigdy nie było to konieczne, choć czasami się przydaje.

Oświadczenie pracownika dotyczące podlegania pod ubezpieczenie (UoP)

W dużym skrócie – pytamy Cię o szereg informacji, gdyż dane te mają znaczenie przy zgłoszeniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz poprawnego rozliczenia. Jeśli zachorujesz, musimy mieć udokumentowane poprzednie zatrudnianie. Wymagane dokumenty są już ustalane na dalszym etapie bezpośrednio z koordynatorem dedykowanym do obsługi projektu.

Oświadczenie zleceniobiorcy (UZ)

W tej części jako zleceniobiorca podajesz informacje, na podstawie których zostajesz zakwalifikowany do objęcia (lub nie), ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym. Rzetelne wskazanie danych jest Twoim obowiązkiem i pozwala na prawidłowe odprowadzenie składek z wynagrodzenia.
Co ważne jako zleceniobiorca obowiązany jesteś bezzwłocznie poinformować pracodawcę o każdej zmianie w zakresie tych danych.

  • Jeśli jesteś równocześnie zatrudniony w innej firmie na podstawie umowy o pracę i uzyskujesz co najmniej minimalne wynagrodzenie – wówczas od Twojej wypłaty odprowadzana jest tylko składka zdrowotna. Zaznaczając tę opcję, musisz potwierdzić zaświadczeniem wysokość otrzymywanego przez Ciebie wynagrodzenia w innej firmie.
  • Jeśli jesteś uczniem (gimnazjum, szkoły ponadgimnazjalnej, szkoły ponadpodstawowej) lub studentem i nie ukończyłeś 26 lat – z tytułu umowy zlecenia nie będziesz objęty ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi, co oznacza, że od twojego wynagrodzenia nie będą potrącane składki. Trzeba jednak pamiętać, że status ucznia czy studenta musisz udokumentować aktualną legitymacją szkolną/studencką lub zaświadczeniem o odbywanej nauce.
  • Jeśli jesteś rencistą/emerytem, powinieneś to zaznaczyć w oświadczeniu wpisując nr świadczenia, nazwę i siedzibę (ZUS/KRUS), a także przedłożyć kserokopię legitymacji rencisty/emeryta.

Na tej stronie znajdują się również dwa punkty, które wprowadzają niemały zamęt wśród zleceniobiorców. Mam tutaj na myśli:

  • Wykonanie umowy w ramach działalności gospodarczej – jeśli nie prowadzisz działalności gospodarczej, nie zaznaczaj żadnego z tych punktów.
  • Chęć podlegania pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Warto wiedzieć, że również na umowie zlecenie zasiłek L-4 może być płatny, jeśli jako zleceniobiorca wyrazisz chęć podlegania pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Wiąże się to z odprowadzeniem składek od Twojego wynagrodzenia w wysokości 2,45% (składka potrącana jest automatycznie z Twojej wypłaty). Musisz jednak wiedzieć, że prawo do płatnego zasiłku chorobowego nabędziesz dopiero po 90 dniach podlegania pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.

Oświadczenie o podwyższeniu kosztów uzyskania przychodu (UoP)

Twoje wynagrodzenie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Warto wiedzieć, że przy wyliczeniu zaliczki na ten podatek stosuje się podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 300 zł, jeśli:

  • mieszkasz poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
  • nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę,
  • złożysz oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Kluczowy jest ostatni podpunkt. W przypadku niezłożenia przez Ciebie takiego oświadczenia, pracodawca nawet jeśli posiada wiedzę o tym, że mieszkasz w innej miejscowości, nie ma obowiązku stosowania wyższej kwoty kosztów.
Oświadczenie dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (UoP)
Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych dotyczy m.in. pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę. Żeby pracodawca mógł Tobie pomniejszać miesięczne zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, powinieneś złożyć PIT-2:

  • przed otrzymaniem pierwszej wypłaty – w przypadku nowo zatrudnionych pracowników,
  • przed pierwszym przelewem w nowym roku podatkowym – pozostali pracownicy (art. 32 ust. 3 ustawy o PIT).

Dotrzymanie terminu złożenia PIT-2 jest o tyle istotne, że wywołuje to skutki na cały rok. Jeżeli nie złożysz tego dokumentu lub złożysz go po czasie, pracodawca przez cały rok nie będzie mógł pomniejszać zaliczki na podatek o ulgę podatkową.
Co ważne, żadne przepisy nie wymagają składania PIT-2 co roku. Oświadczenie złożone raz w danym zakładzie pracy obowiązuje nie tylko w aktualnym rok podatkowym, lecz także w następnych latach.

Wniosek o przelanie wynagrodzenia na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (ROR)

Podczas wypełniania tego wniosku, poza podaniem danych do przelewu elektronicznego, należy również pamiętać również o wskazaniu właściwego urzędu skarbowego.
Jeśli wynagrodzenie ma zostać przelane na rachunek innej osoby (co jest możliwe), to proszę o wskazanie tej osoby w rubryce: Imię (imiona) i nazwisko właściciela posiadacza rachunku.
Na koniec uwaga – dla niektórych być może zabawna, ale niestety czasami zdarzają się pomyłki: numer na karcie płatniczej, to nie jest nr rachunku bankowego.

Podsumowanie

Tak jak wspominałem na początku, wypełnienie kwestionariusza wydaje się prozaiczne, ale ze względu na różne popełniane błędy, warto było poświęcić chwilę na wyjaśnienie kilku kwestii. Pamiętaj o podstawowej zasadzie, którą chcę jeszcze raz przypomnieć – kwestionariusz wypełnij rzetelnie zgodnie ze stanem faktycznym i czytelnie DRUKOWANYMI LITERAMI. Dzięki temu współpraca pomiędzy Tobą a PowerJobs od samego początku będzie układać się pomyślnie.

30.10.2020

Autor:

Bartosz Gładki

W PowerJobs od 2015 roku, gdzie jako koordynator projektów odpowiada za opiekę nad wszystkimi aspektami związanymi ze współpracą z klientem. Prywatnie miłośnik jazdy na rowerze oraz dobrych filmów.

×