Czym jest onboarding pracownika i jak skutecznie go przeprowadzać?

Znalezienie nowego pracownika to połowa sukcesu. Prawdziwe wyzwanie to sprawić, by pozostał w organizacji na dłużej. Oczywiście składać się na to będzie wiele czynników, takich jak np. atmosfera w zespole, wynagrodzenie czy możliwości rozwoju. Kluczowe jednak będzie pierwsze wrażenie, jakie pracodawca zrobi na nowo zatrudnionej osobie. Taką możliwość daje właśnie onboarding. Sprawnie przeprowadzony, ułatwi start nowemu pracownikowi.

Onboarding pracownika – czym tak właściwie jest?

Czym jest onboarding pracownika? Bezpośrednie tłumaczenie słowa „onboarding” na język polski to „wdrożenie” lub „wprowadzenie”. W nomenklaturze HR najczęściej używamy terminu „adaptacja nowego pracownika”. To nic innego jak szereg działań mających na celu wdrożenie pracownika i zapoznanie go z organizacją. Warto zaznaczyć, że proces onboardingu powinien zaczynać się już przed rozpoczęciem pracy nowej osoby.

Onboarding pracownika to proces adaptacji, który pomaga nowemu pracownikowi zrozumieć kulturę firmy, procedury oraz oczekiwania związane z danym stanowiskiem. Celem onboardingu jest efektywne wprowadzenie pracownika do struktury organizacyjnej, aby mógł szybko zacząć realizować swoje nowe obowiązki.

Proces onboardingu obejmuje przede wszystkim:

• dopełnienie formalności związanych z zatrudnieniem (skierowanie na badania medycyny pracy, podpisanie odpowiednich dokumentów, BHP, ubezpieczenia);
• przekazanie narzędzi wykorzystywanych w pracy (odzież robocza, sprzęt, samochód służbowy);
• przygotowanie i wskazanie stanowiska pracy;
• zapoznanie nowego pracownika ze standardami obowiązującymi w firmie (procedurami, ścieżkami służbowymi, przedstawienie struktury organizacyjnej, celów i wartości firmy);
• przedstawienie członków zespołu i innych współpracowników.

Dlaczego rola onboardingu jest dziś tak ważna?

W Polsce potencjał onboardingu dopiero od kilku lat jest dostrzegany przez firmy. Jeszcze jakiś czas temu temat onboardingu w firmie nie był tak szeroko omawiany. Wdrożenie nowego pracownika polegało wyłącznie na podpisaniu odpowiednich dokumentów i wskazaniu drogi do stanowiska pracy. Skąd ta zmiana? Wraz ze zmianami ustrojowymi w Polsce i pojawieniem się prywatnych firm z zagranicznym kapitałem oraz know-how w obszarze HR pracodawcy zaczęli dostrzegać potrzebę odpowiedniego wdrożenia do pracy.

Zmiana pracodawcy jest dla pracownika dużym stresem (zgodnie ze Skalą Wydarzeń Życiowych dr T. Holmesa i dr R. Rahe’a, porównywalna ze stresem związanym ze śmiercią przyjaciela), w związku z czym brak odpowiedniego wdrożenia może skończyć się demotywacją, co finalnie może doprowadzić do zakończenia współpracy. Z badań wynika, że największa rotacja pracowników występuje w pierwszych trzech miesiącach pracy. Pokolenie „Z” to ludzie, którzy nie boją się zmian, co więcej – traktują je jak wyzwanie. Dodając do tego panujący od kilku lat w Polsce rynek pracownika zauważamy, że taktyka wprowadzania pracownika na „jakoś to będzie” powoduje dużą rotację, koszty i spadek motywacji u zespołu pozostającego w organizacji.

Przeczytaj artykuł: Wsparcie agencji pracy tymczasowej w procesie onboardingu pracowników

Skuteczny onboarding pracownika – narzędzia

Skoro już wiemy, czym jest onboarding i dlaczego jest istotny, czas na kilka słów o narzędziach, które mogą się przydać, aby był on skuteczny w danej organizacji.

Dobry onboarding pracownika wymaga odpowiednich narzędzi i planowania:

1. Dobry HR-owiec to podstawa – osoba o odpowiednim poziomie kompetencji i empatii to pierwszy krok do skutecznego wdrożenia. Jest to osoba, która poprzez swoje zachowania i podejście będzie odzwierciedlać kulturę i poziom naszej organizacji, co jest kluczowe w procesie wdrożenia.
2. Program onboardingowy – szczegółowy plan działań, który pomoże przeprowadzić onboarding krok po kroku.
3. Baza wiedzy – w formie prezentacji, danych zawartych na dysku wspólnym / w broszurze. Tak naprawdę forma jest dowolna. Ważne, żeby zawarte w niej były wszystkie ważne informacje odnośnie naszej organizacji, wzory dokumentów, procedury, regulaminy oraz żeby pracownik wiedział, gdzie szukać tych materiałów.
4. Struktura firmy i profile pracowników – ułatwi sprawne poruszanie się nowego pracownika po nowej firmie.
5. Newsy – w formie cyklicznych biuletynów / artykułów / tablicy informacyjnej. Pozwól, aby nowy pracownik miał świadomość procesów biznesowych toczących się w twojej firmie. Będzie mógł również przejrzeć artykuły archiwalne i zapoznać się z historią firmy.
6. Welcome pack – czyli nic innego jak pakiet gadżetów firmowych.
7. Informacja zwrotna po wdrożeniu – warto poprosić nowego pracownika o wypełnienie ankiety po pierwszych tygodniach pracy w kontekście onboardingu w firmie. Pozyskane uwagi wykorzystaj, aby usprawnić obszary, które nowy pracownik wskazał jako słabe.

Co nam daje onboarding pracownika?

Onboarding to proces, który ma sprawić, że nowy pracownik będzie czuł się w naszej organizacji komfortowo. Ma zwiększyć jego motywację do pracy i zminimalizować stres związany ze zmianą w jego życiu. Biorąc pod uwagę niskie bezrobocie w Polsce i panujący od kilku lat rynek pracownika, proces onboardingu powinien być standardem w każdej organizacji, której zależy na rozwoju i wynikach.

Co możemy osiągnąć przy pomocy onboardingu?

1. Zwiększymy zaangażowanie i wydajność pracownika – jednym z czynników wpływających na efektywność pracownika jest jego poczucie bezpieczeństwa. Im lepiej pracownik zna organizację i jej cele biznesowe, tym efektywniej pracuje.
2. Wzmocnimy wizerunek naszej marki – istnieje duża szansa, że pracownik zadowolony z pracy podzieli się opinią na temat pracodawcy w social mediach czy poleci naszą firmę znajomym.
3. Zaoszczędzimy czas i pieniądze – w związku ze zmniejszeniem rotacji, zniwelowane zostaną koszty związane z poszukiwaniem nowego pracownika, jego badaniami czy wdrożeniem.
4. Motywacja u pracowników już pracujących wzrośnie – brak rotacji w firmie i doświadczony zespół to dla wielu pracowników kluczowy element decydujący o długoterminowej współpracy z pracodawcą.
5. Zwiększymy przewagę nad konkurencją – zminimalizowanie rotacji pozwala zbudować silny, zgrany zespół. Firmom, które zatrudniają nowych pracowników stosunkowo często, może być trudno stworzyć zespół ekspertów zaangażowanych w wykonywane zadania i działających efektywnie.

Trudności w onboardingu

Aby onboarding pracownika był skuteczny, powinien zostać dobrze zaprojektowany. Należy pamiętać, że jest to proces czasochłonny i nie może być mylony z pierwszym dniem pracy (induction day). Prawidłowo przeprowadzony proces trwa od kilku nawet do kilkunastu tygodni. Ważne jest, żeby obowiązki związane z onboardingiem nie były w całości przerzucone na managera czy pracownika z biurka obok. Proces powinien być przeprowadzony rzetelnie i – co za tym idzie – musimy do niego oddelegować odpowiednie osoby, które będą mogły w pełni zaangażować się w proces i przygotować odpowiednie materiały, a także stanowisko pracy.

Niestety wciąż niektórzy pracodawcy uważają, że cały proces onboardingu to coś niepotrzebnego, bo przecież „kiedyś tego nie było i mieliśmy pracowników”. Takie podejście może wynikać np. z braku świadomości kosztów rotacji pracowników lub obawy o nadmierne wykorzystywanie czasu na działania wdrożeniowe – kosztem realizacji bieżących celów firmy. Dlatego też, zanim zaczniemy projektować proces, konieczne jest uświadomienie osobom zarządzającym jego istoty.

Onboarding nowego pracownika – o czym trzeba pamiętać?

Wprowadzenie pracownika do organizacji to nie tylko kwestia formalna, ale przede wszystkim zadbanie o jego komfort w nowym miejscu pracy. Przełożony powinien przedstawić plan działania, zapoznać z kulturą firmy i pomóc w integracji z zespołem, co jest częścią procesu wdrożenia. W ramach onboardingu warto również wysłać powitalny e-mail do całego zespołu, aby wszyscy wiedzieli o przyjściu nowego pracownika.

Zadbać o skuteczny onboarding to znaczy przygotować się na każdym etapie procesu wdrażania. Dział HR powinien przygotować wszystkie niezbędne dokumenty, skierowanie na badania medycyny pracy oraz zaplanować szkolenie z zakresu BHP i procedur firmowych. Ważne jest również, aby nowy pracownik znał swój zakres obowiązków i miał jasno określone cele.

Etapy onboardingu pracownika

Etapy onboardingu można podzielić na kilka kluczowych faz:

1. Przed rozpoczęciem pracy – kontakt z kandydatem po zakończonej rekrutacji, podpisanie umowy, przygotowanie stanowiska.
2. Pierwszy dzień pracy – powitanie, przedstawienie zespołu, omówienie podstawowych informacji o firmie.
3. Pierwsze tygodnie – szkolenia, mentoring, stopniowe wdrażanie w obowiązki.
4. Okres adaptacji – regularne spotkania, feedback od przełożonego, ewentualne korekty w planie wdrożenia.
5. Zakończenie procesu – podsumowanie, informacja zwrotna od pracownika, ocena efektywności onboardingu.

Jak przeprowadzić onboarding w firmie?

Przeprowadzić onboarding skutecznie to znaczy mieć dobrze przygotowany plan. Planowanie onboardingu powinno uwzględniać specyfikę stanowiska oraz potrzeby nowo zatrudnionej osoby. Ważne jest, aby nie zostawiać pracownika samemu sobie, ale aktywnie wspierać go w poznawaniu firmy.

1. Przedstaw plan działania na pierwszy dzień i kolejne tygodnie.
2. Wdrażaj stopniowo w obowiązki, zaczynając od prostych zadań.
3. Współpracownik może pełnić rolę mentora, co ułatwi integrację.
4. Przebiegać to powinno w atmosferze otwartości i wsparcia.

Program onboardingowy – planowanie i wdrażanie

Dobry program onboardingowy jest kluczem do sukcesu. Powinien być elastyczny, ale jednocześnie zawierać wszystkie niezbędne elementy procesu wdrożenia.

• Zatrudnienie – podpisanie umowy, omówienie warunków pracy.
• Proces adaptacji – wprowadzenie do kultury organizacyjnej.
• Szkolenie – zarówno ogólne, jak i specyficzne dla stanowiska.
• Monitoring procesu – regularne sprawdzanie postępów i ewentualne korekty.
• Po przeprowadzonym onboardingu – podsumowanie i wyciągnięcie wniosków na przyszłość.

Monitoring procesu onboardingu – dlaczego to ważne?

Monitorowanie procesu onboardingu pozwala na bieżąco reagować na potrzeby nowego pracownika. Dzięki temu możemy zwiększyć efektywność całego procesu i zapobiec ewentualnym problemom. Regularny feedback ze strony pracownika i przełożonego jest tu kluczowy.

Efektywny onboarding przekłada się na mniejszą liczbę wypowiedzeń wśród nowo zatrudnionych, a tym samym na stabilność zespołu. Pamiętajmy, że dobrze przygotowany onboarding to inwestycja, która zwróci się w postaci zaangażowanego i lojalnego pracownika.

Podsumowując, onboarding pracownika to proces wymagający ciągłego doskonalenia i pełnego zaangażowania. Za jego sukcesem stoi zaangażowanie dużej grupy ludzi i świadomość, jak ważny jest to proces. Należy przy tym pamiętać, że skuteczny onboarding to korzyści dla nowego pracownika, działu i całej organizacji.

Zobacz także: Czym jest exit interview i jaka jest rola rozmów końcowych z pracownikami?