Ocena pracownicza w praktyce: kluczowe elementy

Ocena pracownicza jest jedną z metod nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. Dobrze przeprowadzona ocena pracownicza może być cennym narzędziem zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Jednak, jak się okazuje, temat ten wzbudza wiele obaw nie tylko po stronie pracowników, którzy takiej oceny się obawiają, ale również wśród przełożonych, którzy często nie wiedzą, jak taką ocenę przeprowadzić.

Ocena pracownicza – czym jest?

Zacznijmy od definicji. W największym skrócie – ocena pracownicza, czy też okresowa ocena pracownika to po prostu ocena wyników pracy pracownika w określonym czasie (np. ocena roczna pracownika czy też kwartalna) – w zależności od tego, jaki okres przyjmiemy. Dokonywana jest zazwyczaj w oparciu o konkretny zestaw kryteriów i wskaźników.

Ocena pracownicza służy do podsumowania osiągnięć pracownika i przedstawienia obserwacji dotyczących jego pracy. To, co jest bardzo istotne to fakt, że oceniać powinniśmy kompetencje i efekty pracy, a nie pracowników jako takich. Ocena pracownika w danej organizacji powinna ograniczać się do kryteriów i aspektów ważnych dla pracodawcy – bez ingerowania w strefę prywatną pracownika czy jego osobowości.

Aspekty podlegające ocenie okresowej pracownika i kryteria oceny

Kryteria oceny pracownika mogą się różnić w zależności od specyfiki stanowiska pracy, firmy i przyjętych kryteriów. Do najczęściej ocenianych należą:

Wyniki pracy: ocena efektywności pracownika w realizacji jego obowiązków i celów. Może obejmować takie elementy, jak: wywiązywanie się z obowiązków, jakość wykonywanej pracy, terminowość, produktywność, inicjatywa i zaangażowanie.
Kompetencje: ocena wiedzy, umiejętności i doświadczenia pracownika. Tutaj oceniane są: wiedza merytoryczna, umiejętności techniczne i interpersonalne, umiejętności rozwiązywania problemów, zdolności organizacyjne.
Potencjał: ocena potencjału rozwojowego pracownika i jego możliwości awansu. Może obejmować następujące elementy: umiejętność uczenia się, gotowość do podejmowania nowych wyzwań, kreatywność, umiejętność pracy w zespole czy kierowania zespołem.
Zachowanie: ocena postawy i zachowania pracownika w miejscu pracy. Należy tu wspomnieć o następujących obszarach: punktualność, dyscyplina, profesjonalizm, komunikacja, współpraca.
Dodatkowe aspekty: w zależności od specyfiki stanowiska pracy i firmy, ocenie mogą podlegać również inne aspekty, takie jak: obsługa klienta, umiejętność negocjacji, znajomość języków obcych czy umiejętność posługiwania się konkretnymi narzędziami.

Jak widać, jest wiele obszarów, które należy uwzględniać podczas dokonywania oceny. Warto także odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• Czy można powierzyć dane stanowisko tej osobie?
• Czy pracownik jest w stanie sprostać wymogom zajmowanego stanowiska?
• Czy dany pracownik nadaje się do pracy w tym zespole?
• Czy warto inwestować w rozwój pracownika?
• Czy pracownik jest efektywny i czy mógłby być bardziej efektywny?
• Czy postawa pracownika i jego zachowania odpowiadają standardom i czy spełniają uzasadnione oczekiwania pracodawcy?
• Czy już jest odpowiedni moment na awans pracownika?
• Na jakie wynagrodzenie zasługuje?
• Czy zasługuje na podwyżkę?

Przeczytaj artykuł: Rekrutacje wewnętrzne: szansa na rozwój firmy i pracowników

Cele oceny pracowników

Istotne jest to, że ocena pracownicza nie powinna być celem samym w sobie. Stanowi ona nieodzowny element procesu decyzyjnego, związanego w szczególności z procesem zatrudnienia czy awansu. Celem oceny jest nie tylko ocena efektywności pracownika, ale również identyfikacja jego mocnych i słabych stron, a także wskazanie obszarów, w których może się rozwijać.

Trafna ocena powinna ułatwiać:

• właściwy dobór personelu i jego odpowiednią alokację,
• sensowny rozwój zawodowy,
• sprawiedliwy system wynagrodzeń i motywowanie,
• rozsądne ścieżki awansu,
• restrukturyzację zatrudnienia, jeśli to konieczne.

Ocena pracownicza – korzyści

Dobrze przeprowadzona okresowa ocena pracownicza przynosi korzyści zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i pracownika. Są to m.in.:

• zwiększenie efektywności zarządzania całą organizacją,
• określenie dotychczasowego, a także możliwego do osiągnięcia poziomu wydajności,
• poprawa jakości pracy,
• dostarczenie informacji potrzebnych do zaplanowania i prowadzenia prawidłowej polityki personalnej (szkolenia pracowników, możliwości rozwoju etc.),
• obustronna informacja zwrotna – to jeden z najważniejszych aspektów, któremu więcej czasu poświęcę jeszcze w dalszej części artykułu,
• tworzenie racjonalnego systemu wynagrodzeń,
• określenie mocnych i słabych stron poszczególnych pracowników,
• ocena i selekcja osób przeznaczonych do awansu,
• właściwe motywowanie pracowników,
• określenie potrzeb szkoleniowych,
• pomoc w planowaniu karier pracowników,
• zastąpienie subiektywnych opinii na temat pracowników obiektywnymi kryteriami oceny wyników ich pracy.

Zobacz również: Jak motywować pracowników – skuteczne sposoby podnoszenia motywacji

Okresowa ocena pracownika: kluczowe wymogi

Pracownika ocenia najczęściej jego bezpośredni przełożony, rzadziej pracownik działu HR. Manager to osoba, która najlepiej zna pracownika. To on kompleksowo ocenia kompetencje pracowników i ich wysiłki, uznaje zasługi, przyznaje premie czy wskazuje obszary do poprawy.

Ocena pracowników jest procesem. Aby miała sens, powinna spełniać 5 wymogów:

1. Osoba oceniająca powinna być kompetentna do tego, aby oceniać i wykorzystywać poprawnie wyniki ocen w praktyce.
2. Kryteria oceny powinny być obiektywne i trafnie dobrane.
3. Powinno się przygotować model kompetencji, do którego ocena będzie odnoszona. Bez takiego wymiernego wskaźnika ocenia często będzie tylko wrażeniem.
4. Należy dobrać odpowiednie techniki oceny.
5. Wyniki oceny powinny czemuś służyć, prowadzić do jakiś refleksji, działań, etc.

Rodzaje i techniki oceniania

Ze względu na częstotliwość przeprowadzania ocen wyróżniamy głównie oceny roczne oraz kwartalne – w takich cyklach stosowane są najczęściej. Powinny być one cykliczne i powinny wykorzystywać konkretne narzędzie, na przykład opracowany formularz oceny okresowej pracownika, gdzie znajdziemy spis zasad, kryteriów i kompetencji.

Wyróżniamy następujące techniki oceniania:

• Oceny punktowe – dominują skale od 0 do 5.
• Oceny szkolne – stosujemy nomenklaturę od niedostatecznej, przez satysfakcjonującej, po bardzo dobrą lub celującą.
• Technika swobodnych opisów – opisujemy swobodnym językiem nasze obserwacje (jest to opisowa ocena pracownika).

Ze względu na sposób dokonywania ocen wyróżnia się:

• Ocena tradycyjna – manager ocenia pracownika.
• Ocena dualna – kierownik ocenia pracownika, ale mamy też do czynienia z samooceną pracownika. Porównuje się obie oceny i omawia się je podczas spotkania.
• Ocena potrójna pracownika 270 stopni – jak sama nazwa wskazuje, mamy do czynienia jednocześnie z trzema ocenami: przełożonego, kolegów z zespołu i samooceną.
• Ocena 360 stopni – od wielu lat bardzo popularna. Tutaj ocena pochodzi z różnych źródeł, a dokonują jej: przełożony, koledzy z zespołu/współpracownicy, sam oceniany (samoocena), ale również podwładni (jeśli osoba oceniana ma zespół podwładnych). Oceniać mogą również klienci wewnętrzni i zewnętrzni.

Błędy podczas oceny pracowniczej

Najczęstszy błąd przy dokonywaniu oceny pracowniczej dotyczy głównie subiektywizmu w ocenie. Osoby udzielające feedbacku często posługują się swoimi sympatiami bądź antypatiami i takie nieprzygotowane oceny nie mają żadnych cech obiektywizmu. Osoby oceniające mogą udzielać nieszczerych informacji zwrotnych. Osoby oceniane również mogą być nieszczere ze względu na różne obawy oraz lęk przed przełożonymi czy swoimi współpracownikami.

Ocena powinna mieć określoną strukturę i kryteria – jeśli tego nie ma bądź te kryteria są niejasne, to pracownik nie wie, czego się od niego wymaga i może podążać zupełnie innym torem myślenia niż jego przełożony.

Kolejnym błędem występującym u oceniającego jest efekt aureoli, kiedy na podstawie jednego zachowania – pozytywnego lub negatywnego – dokonujemy całościowej oceny, pomijając inne aspekty. Błędy te jednak można zniwelować, projektując odpowiednio system ocen oraz szkoląc osoby oceniające.

Podsumowanie

Ocena pracownicza to nie jednorazowe wydarzenie, ale ciągły proces. Ważne jest, aby regularnie oceniać pracowników i udzielać im informacji zwrotnej na temat ich pracy. Pomoże to pracownikom w rozwoju zawodowym i zwiększeniu satysfakcji z pracy, a także firmie w osiąganiu celów strategicznych.

System ocen pracowniczych ze wszystkimi swoimi zaletami i słabościami jest potrzebnym narzędziem w organizacji, ponieważ na jego podstawie możemy podejmować odpowiednie decyzje mające wpływ na przyszłość organizacji, w których pracujemy.