Baza kandydatów to jedno z najcenniejszych źródeł informacji dla pracownika działu kadr czy HR. Dlaczego warto ją budować i jak robić to efektywnie?

05.08.2021

Autor:

Karolina Jędrzejak

Z PowerJobs związana od początku 2020 roku, gdzie jako key account manager pomaga klientom w optymalnym wykorzystaniu potencjału rynku pracy. Ceni sobie długofalowe relacje oparte na zaufaniu i zrozumieniu potrzeb klienta. Prywatnie entuzjastka wycieczek górskich, długich spacerów i dobrych książek.

Artykuły

Baza kandydatów – dlaczego warto ją budować?

Baza kandydatów to jedno z najcenniejszych źródeł informacji dla pracownika działu kadr czy HR. Dlaczego warto ją budować i jak robić to efektywnie?

Problem z dostępnością kandydatów to dzisiaj chleb powszedni w wielu branżach. Sytuacja, w której „na już” musimy obsadzić kilka stanowisk, może rodzić wiele problemów z prawidłowym funkcjonowaniem firmy. Jeżeli odzew na opublikowane ogłoszenia jest znikomy, z pomocą może przyjść budowana miesiącami baza kandydatów.

Baza kandydatów to zebrane w jednym miejscu CV osób, które kiedykolwiek aplikowały do naszej firmy i wyraziły zgodę na udział w procesie rekrutacyjnym. To coś, co może bardzo uprościć i skrócić proces rekrutacyjny. Funkcjonalna, przejrzysta i przede wszystkim aktualna baza kandydatów to jedno z najcenniejszych źródeł informacji dla pracownika działu kadr czy HR.

W moim artykule postaram się wyjaśnić, dlaczego warto budować bazę kandydatów i jak robić to efektywnie.

Zalety budowania bazy kandydatów

Minimalizowanie czasu i kosztów procesu rekrutacji jest niewątpliwie jedną z najważniejszych zalet budowania bazy kandydatów, ponieważ umożliwia ona dostęp do wielu aplikacji „tu i teraz”. Znalezienie pracownika za pomocą ogłoszenia bywa czasochłonne i drogie – zwłaszcza kiedy spływ aplikacji jest niewielki. Liczba osób o określonym doświadczeniu w konkretnym mieście czy województwie jest ograniczona, dlatego jeżeli firma prowadzi rekrutację na dane stanowisko po raz kolejny, może się okazać, że ma już te osoby w swojej bazie kandydatów.

Inną zaletą jest fakt, że do bazy mają dostęp wszystkie osoby zaangażowane w procesy rekrutacyjne w organizacji. W sytuacji, w której  pracownik działu HR opuszcza firmę, dostęp do informacji o prowadzonych przez niego procesach i kandydatach, z którymi się kontaktował, mają pozostałe osoby.

Baza kandydatów – o czym należy pamiętać?

Baza kandydatów powinna być przede wszystkim zgodna z prawem. Dlatego niezwykle ważnym elementem budowania bazy kandydatów są odpowiednie zgody RODO, których udzielają aplikujący. Zazwyczaj kandydaci mają możliwość zaznaczenia dwóch zgód – na udział w aktualnym procesie rekrutacyjnym oraz na udział w przyszłych rekrutacjach. Jeżeli jednak kandydat nie udzieli tej drugiej zgody, rekruter nie będzie mógł się z nim skontaktować, prowadząc inne procesy.

Należy pamiętać, że budowanie bazy kandydatów np. w skrzynce mailowej jest dzisiaj nie tylko nieefektywne, ale również nielegalne. Każda firma posiadająca bazę kandydatów powinna zadbać o bezpieczeństwo danych, które są w niej przechowywane i respektowanie praw aplikujących, które wynikają z przepisów RODO (jak na przykład prawo do zapomnienia).

Systemy ATS

Aby zbieranie i przetwarzanie informacji o kandydatach było zgodne z RODO, warto korzystać z systemu ATS (applicant tracking system). Co więcej, baza kandydatów ma za zadanie  zaoszczędzenie czasu rekruterom, więc ważne jest, żeby przeszukiwanie jej mogło być proste i intuicyjne. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania procesami rekrutacyjnymi, których jedną z wielu funkcjonalności jest właśnie kompleksowe zarządzanie bazą kandydatów. Narzędzia te pozwalają między innymi na:

  • gromadzenie w jednym miejscu wszystkich aplikacji,
  • wyszukiwanie kandydatów we własnych zasobach,
  • komunikację z potencjalnymi pracownikami (np. poprzez wysyłkę maili automatycznych po zmianie statusu kandydata),
  • zarządzanie danymi osobowymi kandydatów.

Przede wszystkim porządek!

Aby baza kandydatów była pomocnym narzędziem, ważne jest, żeby wszystkie informacje o kandydatach były zebrane w jednym miejscu. Jeżeli każdy rekruter gromadzi CV w różnych miejscach – na komputerze, w segregatorze, notatniku – i nie dodaje zebranych aplikacji do jednej, ustalonej lokalizacji, trudno mówić o efektywnej bazie kandydatów.

Baza powinna być także aktualizowana przez osoby realizujące procesy rekrutacyjne. Dodawanie notatek o kandydatach, zmiana ich statusów czy aktualizowanie danych kontaktowych to klucz do tego, aby baza była użyteczna.

Podsumowując, dobrze zbudowana baza kandydatów pozwala na:

  • redukcję kosztów procesów rekrutacyjnych,
  • sprawniejszą rekrutację,
  • śledzenie historii aplikowania kandydatów,
  • prowadzenie rekrutacji zgodnie z RODO.

Baza kandydatów to bardzo ważne narzędzie w rękach każdego rekrutera, także dla agencji zatrudnienia, które realizują procesy dla licznych klientów z wielu branż. Posiadanie aktualnej, dobrze zorganizowanej bazy może być niezwykle pomocne zwłaszcza w kryzysowych sytuacjach, kiedy musimy zatrudnić kogoś „na wczoraj”.

05.08.2021

Autor:

Karolina Jędrzejak

Z PowerJobs związana od początku 2020 roku, gdzie jako key account manager pomaga klientom w optymalnym wykorzystaniu potencjału rynku pracy. Ceni sobie długofalowe relacje oparte na zaufaniu i zrozumieniu potrzeb klienta. Prywatnie entuzjastka wycieczek górskich, długich spacerów i dobrych książek.

Ta strona używa plików cookie w celu zapewnienia jej prawidłowego i spersonalizowanego funkcjonowania. Odwiedzając tę stronę, zgadzasz się na wykorzystywanie cookies – szczegółowe informacje o ich działaniu znajdziesz w Polityce Prywatności. Zamknij

×

Powered by WhatsApp Chat

×