Zmiany to stały element naszego prywatnego i zawodowego życia. „Wszystko płynie”, myśl wypowiedziana już przecież w czasach starożytnych przez Heraklita z Efezu, wciąż jest aktualna. Do tej pory można było traktować te słowa z przymrużeniem oka, jednak dzisiaj, kiedy pandemia koronawirusa niemal z dnia na dzień wywróciła wiele aspektów naszego życia do góry nogami, widzimy, że umiejętność przystosowywania się do zmian jest niezwykle ważna. Zmiany w ostatnim czasie przyspieszyły – każda firma przeszła swego rodzaju transformację i musiała bardzo szybko nauczyć się funkcjonować w nowych warunkach.
Lęk rodzi opór
Istotą zmiany jest przejście od tego, co znamy i wydaje nam się być bezpieczne, do czegoś nieznanego – dlatego proces ten może rodzić wiele obaw. W teorii większość z nas lubi zmiany, a nawet ich oczekuje. Jednak, gdy przychodzą, nierzadko powodują lęk, niepewność, a nawet niechęć. Często nie zdajemy sobie sprawy, że również pozytywne zmiany mogą wywoływać takie odczucia. Oczywiście to, jak reagujemy na zmianę, to kwestia indywidualna. Niektórzy będą oczekiwać wyjaśnień, nieustannego tłumaczenia, argumentów i czasu, aby zmierzyć się z tym, co nowe i przyjąć to do wiadomości. Inni z kolei stosunkowo gładko i bezboleśnie przejdą przez ten proces, dzięki czemu szybciej odnajdą się w nowej sytuacji.
Piszę o tym, ponieważ bardzo ważne jest, aby nie tylko pracownik, ale również osoba zarządzająca uświadomiła sobie, że mimo wszystko u każdego z nas zmiany wywołują konieczność wyjścia ze strefy komfortu. Co więcej, managerowie często zapominają, że sami nie są entuzjastycznie nastawieni do zmian, a często właśnie tego oczekują od swojego zespołu.
Aby proces zmian w organizacji był efektywny, kluczowe są dwie rzeczy: otwartość kadry kierowniczej oraz szczera i otwarta komunikacja. Już sama zapowiedź zmian jest czymś, co dekoncentruje pracowników i odciąga ich uwagę od obowiązków, dlatego jakość komunikacji jest bardzo istotna.
Jak komunikować zmiany?
Zmiany w organizacji mogą dotyczyć wielu aspektów, w tym na przykład redukcji zatrudnienia, sprzedaży firmy, zmiany systemu premiowego, nowej struktury organizacyjnej czy chociażby konieczności wdrożenia kolejnego systemu, którego obsługi będą musieli się nauczyć pracownicy. Kiedy wybuchła pandemia koronawirusa, taką zmianą z pewnością było przejście na tryb pracy zdalnej, wdrożenie nowych technologii czy zasad bezpieczeństwa. Przykłady można mnożyć, jednak w każdym przypadku istotne jest przekazywanie pracownikom informacji w odpowiedni i efektywny sposób.
Komunikowanie zmian powinno odbywać się w kilku krokach:
- Zorganizowanie spotkania z zespołem i wytłumaczenie, z czego wynika zmiana. Ważne, aby pracownicy zrozumieli, co to dla nich oznacza – wtedy nie będą się czuli bezradni. Pracownicy powinni znać również kontekst zmian.
- Zaangażowanie pracowników w zmianę. Pracownicy powinni być jej częścią i sami powinni szukać rozwiązań, w jaki sposób najlepiej ją wdrożyć. To pozwoli im szybciej oswoić się ze zmianą.
- Przygotowanie listy korzyści. Managerowie powinni przygotować listę korzyści dla pracowników wynikających z wprowadzonej zmiany. Każda zmiana powinna służyć czemuś pozytywnemu dla obu stron – nawet, jeżeli cały proces odbywa się w trudnych warunkach.
- Wysłuchanie opinii pracowników. Każdy z członków zespołu powinien mieć możliwość wypowiedzenia się. Nie chodzi tu jednak o narzekanie i negowanie zmiany, która już została zakomunikowana. Każdy pracownik ma prawo wyrazić swoją opinię czy też porozmawiać o swoich lękach i obawach. Kolejnym krokiem jest omówienie tego, jak pracownik chce się zaangażować w zmianę, jakie zadania czy role widzi dla siebie w tej sytuacji.
- Dobre przygotowanie osób zarządzających. Manager powinien być zawsze dobrze przygotowany do rozmów z pracownikami, powinien umieć przewidzieć ich pytania i potrafić na nie odpowiedzieć.
Przedstawiona metoda komunikowania zmian zakłada uczestnictwo pracowników w ich przeprowadzeniu. Sprawia to, że cały proces przebiega sprawniej i z większym zrozumieniem zespołu. Ważne, aby pracownicy czuli, że są częścią tej zmiany, a nie jest ona wyłącznie narzucona z góry. Pokonanie oporów załogi wobec nowej sytuacji nigdy nie jest łatwe, jednak dobra komunikacja oraz zaangażowanie w cały proces pracowników z pewnością może to ułatwić.
