Rola koordynatora w agencji pracy tymczasowej

Opiekun, łącznik, dysponent czy też dyspozytor to synonimy słowa koordynator. W PowerJobs od 5 lat łączę te wszystkie role, czyli odpowiadam za opiekę nad wszystkimi aspektami współpracy z klientem. W moim artykule chciałbym wyjaśnić, na czym polega rola koordynatora oraz jak istotna jest to funkcja, biorąc pod uwagę współpracę na linii agencja pracy tymczasowej – klient.

Główne zadania koordynatora projektów

W agencjach zatrudnienia koordynator ma potrójną rolę do odegrania i działa na styku trzech grup: pracowników, klientów oraz agencji. U klienta jest reprezentantem agencji, najczęściej pierwszym kontaktem w wielu sprawach – zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy użytkownika. Zakres obowiązków koordynatora jest uzależniony od przyjętego modelu współpracy, a także od uprawnień nadanych bezpośrednio przez przełożonego. Co do zasady koordynator w PowerJobs jest umocowany do:

• negocjacji stawek,
• implementowania nowych rozwiązań,
• działalności wiążącej się z ogólnym rozwojem projektów pod kątem handlowym.

Koordynator w projektach outsourcingowych

W tym miejscu chciałbym też rozgraniczyć funkcję koordynatora, rozpatrując projekty pod kątem świadczonych usług. W projektach outsourcingowych koordynator często już na etapie finalizowania umowy ustala stawki pomiędzy klientem a agencją. W takim modelu koordynator ustala również stawki bazowe dla pracowników (dla pracy w systemie akordowym), zajmuje się procesem wdrażania nowych pracowników i odpowiada za odpowiednią jakość całego procesu.

Koordynator w projektach leasingowych

Inaczej sytuacja wygląda w momencie projektów nastawionych na leasing pracowniczy. W takim układzie to najczęściej agencja ustala warunki płacowe w oparciu o dane pozyskane od klienta. Klient również na swoje barki bierze część obowiązków. Szkolenie BHP, czy też stanowiskowe, jak i proces wdrażania nowych pracowników zostaje scedowany na klienta. Oczywiście koordynator wedle życzenia klienta może aktywnie brać udział w tych procesach.

Przeczytaj artykuł: Praca tymczasowa czy outsourcing – które rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie?

Wsparcie dla klienta

Zarówno w przypadku usług outsourcingowych, jak i leasingu pracowniczego, PowerJobs kieruje się zasadą, iż koordynator jest dla klienta. W związku z tym z każdym klientem staramy się indywidualnie ustalać zasady współpracy. Jeśli potrzebne jest dodatkowe raportowanie, to koordynatorzy elastycznie dostosowują się do pojawiających się wymagań.

Żeby wszystko funkcjonowało w prawidłowy sposób, koordynator musi sprawnie współpracować z innymi działami w ramach agencji pracy tymczasowej. Nieodzowna na tym stanowisku jest kooperacja z rekrutacją, kadrami, księgowością czy działem prawnym.

Koordynator to także łącznik pomiędzy pracownikami a klientem. Do moich zadań należy m.in. wydawanie odzieży roboczej, zwoływanie załogi czy komunikowanie o dodatkowych szkoleniach, czy innych ważnych z punktu widzenia pracodawcy użytkownika informacjach.

Wsparcie dla pracowników

Dla pracowników, podobnie jak i klientów, pierwszym kontaktem jest właśnie koordynator. W zakres jego obowiązków w PowerJobs wchodzi:

• podpisywanie umów z pracownikami,
• wyjaśnianie wszelakich zagadnień w zakresie wynagrodzenia dla pracowników,
• pilnowanie 18-miesięcznego terminu pracy dla pracodawcy użytkownika (zgodnie z ustawą pracownik tymczasowy może wykonywać zadania na rzecz danego klienta przez okres nie dłuższy niż 18 miesięcy),
• wyjaśnianie nieścisłości na ewidencjach czasu pracy itp.

Dodatkowo wszystkie skargi czy zastrzeżenia pracowników związane z miejscem wykonywania pracy w pierwszej kolejności kierowane są do koordynatora. I to właśnie od niego pracownicy oczekują sprawnego załatwienia wszelkich problemów.

Kluczowym momentem dla każdego koordynatora jest oczywiście czas rozliczeń wypłat dla pracowników. Wtedy pojawia się szereg pytań od działu kadr i pracowników. Również od koordynatora pracownicy wymagają sprawnego przedstawienia wielu zagadnień związanych z prawem pracy, pomocy w przygotowaniu pism i wniosków do kadr, jak i przedstawienia stanu urlopowego i sposobu jego naliczania.

Przeczytaj także: Czym jest onboarding i jak skutecznie go przeprowadzać?

Koordynator – wsparcie na każdym etapie procesu

Prawidłowe funkcjonowanie projektu uzależnione jest od sprawnej współpracy koordynatora z innymi działami w ramach agencji zatrudnienia. Jak wspominałem wcześniej, spectrum pytań od klientów czy pracowników jest dość szerokie i często koordynator musi się posiłkować wiedzą i doświadczeniem koleżanek, czy kolegów.

Nie można zapomnieć, iż najczęściej to koordynator ma najbliższe relacje zarówno z pracownikami, jak i z klientami. Dobrze, jeśli dzięki swej pracy udaje mu się zdobyć zaufanie klienta oraz pracownika i umiejętnie godzić interesy obu stron.