Jak dobrze przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem? Porady dla rekrutera.

Poszukujesz nowego pracownika – przygotowałeś dokładny opis stanowiska, zidentyfikowałeś personę, napisałeś ogłoszenie o pracę i opublikowałeś je. Spośród wielu CV wyselekcjonowałeś te, które Twoim zdaniem zasługują na uwagę, przeprowadziłeś wstępne rozmowy telefoniczne i w końcu zaprosiłeś wybranych kandydatów na rozmowę. Przed Tobą kolejny etap – rozmowa kwalifikacyjna, czyli kluczowy krok w procesie rekrutacji, podczas którego możesz pozyskać ważne informacje na temat umiejętności i osobowości kandydata oraz ocenić, czy jest odpowiednią osobą na dane stanowisko.

Bardzo dużo mówi się o tym, jak kandydaci powinni przygotować się do spotkania z potencjalnym pracodawcą. Jednak działa to w dwie strony – rekruter bądź inna osoba prowadząca spotkanie (np. manager zespołu) również powinien odpowiednio przygotować się do rozmowy – niezależnie od tego, jakie ma doświadczenie w przeprowadzaniu takich spotkań. Należy bowiem mieć na uwadze, że kandydat ocenia firmę przez zachowanie osoby, która prowadzi spotkanie. W tym przypadku pójście na żywioł zdecydowanie nie jest dobrym pomysłem…

Zatem jak rekruter powinien przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej? Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną i co zrobić, żeby zatrudnić tą właściwą osobę?

Jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej z kandydatem?

Każda rozmowa z kandydatem wygląda nieco inaczej. Wiele zależy od stanowiska, na które poszukiwany jest pracownik, kultury organizacyjnej firmy oraz samej osobowości rekrutera. Aby mógł on dobrze przygotować się do rozmowy z kandydatem, musi najpierw wykonać pewne kroki.

Celowo nie będę w tym miejscu opisywać, jak wygląda cały proces rekrutacji – zakładam, że takie kroki, jak określenie profilu kandydata, przygotowanie ogłoszenia i selekcja CV zostały już wykonane. Skupię się na wycinku procesu, jakim jest sama rozmowa kwalifikacyjna.

Czytaj artykuł: Jak napisać ogłoszenie o pracę?

Ustal czas i miejsce spotkania

Jako gospodarz to Ty zapraszasz kandydata na spotkanie – zaproponuj czas i miejsce, a także upewnij się, czy dany termin mu odpowiada. Warto, abyś dzień przed skontaktował się z zaproszoną osobą i potwierdził, że rozmowa jest aktualna.

Przeanalizuj CV

Co prawda zakładam, że ten krok wykonałeś jeszcze przed zaproszeniem kandydata na rozmowę kwalifikacyjną, ale przed spotkaniem warto, abyś raz jeszcze zapoznał się z jego dokumentami aplikacyjnymi. Zwróć szczególną uwagę na doświadczenie, wykonywane obowiązki czy kompetencje. Zrób notatki, do których będziesz wracał podczas rozmowy. 

Przygotuj pytania i schemat rozmowy z kandydatem

Na podstawie analizy CV kandydata przygotuj pytania, które chcesz mu zadać. Możesz zapytać o dotychczasowe doświadczenie, a także kompetencje, które są przydatne na danym stanowisku. Jednocześnie pamiętaj, że rozmowa kwalifikacyjna nie powinna polegać wyłącznie na zadawaniu pytań kandydatowi. Określ, jakie informacje powinieneś mu przekazać – np. te dotyczące firmy, opisu stanowiska, obowiązków czy zespołu, do którego prowadzona jest rekrutacja. Ważne jest także skrupulatne przygotowanie pytań, tak aby móc uzyskać jak najwięcej istotnych informacji od kandydata.

Zadbaj o miejsce rozmowy

Przygotuj miejsce, w którym odbędzie się spotkanie w taki sposób, aby nie było ono zakłócane przez inne osoby.

Rozmowa kwalifikacyjna: o czym jeszcze powinien pamiętać rekruter?

Podczas rozmowy o pracę z kandydatem przedstawiciel działu HR czy też inna osoba odpowiedzialna za pozyskanie nowego pracownika musi pamiętać o wielu rzeczach, aby zapewnić skuteczny i profesjonalny przebieg spotkania.

Przeczytaj również: Direct search – na czym polega ta metoda rekrutacji i jak dotrzeć do specjalistów, którzy nie szukają pracy?

Po pierwsze, bardzo ważne jest zapewnienie klarowności i jasności całego procesu rekrutacyjnego. Kandydat powinien wiedzieć, kiedy może się spodziewać informacji zwrotnej oraz jakie są następne kroki (np. spotkanie z bezpośrednim przełożonym czy zadanie rekrutacyjne). Kolejnym istotnym aspektem jest szacunek dla czasu, jaki poświęca nam kandydat – rekruter powinien być punktualny i nie przeciągać spotkania, a także powinien dotrzymywać zadeklarowanych terminów (np. przekazania feedbacku). Należy zadbać również o odpowiednią atmosferę w trakcie rozmowy, aby kandydat mógł poczuć się komfortowo i miał przestrzeń do swobodnych wypowiedzi. Na spotkanie z kandydatem rekruter powinien zabrać ze sobą jego CV, które pomoże w przeprowadzeniu rozmowy i naprowadzi na pytania dotyczące doświadczenia, kompetencji czy zainteresowań.

Odpowiednie przygotowanie do rozmowy oraz dbałość o te dodatkowe elementy sprawią, że rozmowa kwalifikacyjna będzie bardziej efektywna i dostarczy rekruterowi pełniejszego obrazu potencjalnego pracownika.

Jakie pytania zadać kandydatowi na rozmowie o pracę?

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem istotne jest zadawanie trafnych pytań, które pozwolą na weryfikację i lepsze poznanie osoby ubiegającej się o pracę.

Pierwszym kluczowym pytaniem może być to dotyczące doświadczenia zawodowego, gdzie kandydat opowie o stanowiskach, które dotychczas zajmował, osiągnięciach i umiejętnościach nabytych w poprzednich miejscach pracy. Kolejnym ważnym zagadnieniem może być pytanie dotyczące motywacji do zmiany pracy i dlaczego konkretnie zdecydował się na aplikowanie do naszej firmy. Pytanie to pozwoli lepiej zrozumieć, co skłoniło kandydata do szukania nowych wyzwań oraz jakie ma oczekiwania wobec nowego miejsca zatrudnienia.

Następnie warto zapytać o umiejętności miękkie, takie jak umiejętność pracy w zespole, zarządzania czasem czy radzenia sobie ze stresem, ponieważ te cechy są równie istotne jak posiadane kwalifikacje zawodowe. Pytanie o oczekiwania finansowe również jest kluczowe, gdyż pozwala sprawdzić, czy oczekiwania kandydata pokrywają się z tym, co jako organizacja możemy mu zaproponować.

Kolejnym ważnym zagadnieniem jest pytanie o plany zawodowe i kierunki, w których chce się rozwijać. Odpowiedzi na te pytania pozwolą lepiej zrozumieć, czy dana osoba pasuje do kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz czy możemy zapewnić jej rozwój w pożądanym kierunku. 

Istotnym pytaniem może być również to dotyczące znajomości firmy i jej produktów bądź usług, aby zweryfikować, czy kandydat jest rzeczywiście zainteresowany pracą w naszej firmie.

Zadawanie takich trafnych pytań pozwoli lepiej poznać profil kandydata oraz sprawi, że proces rekrutacji będzie bardziej efektywny. 

Zobacz artykuł: Metody rekrutacji: najlepsze sposoby pozyskiwania kandydatów

Ile trwa rozmowa rekrutacyjna z kandydatem?

Pisząc o tym, jak przeprowadzić rozmowę o pracę, nie można pominąć kwestii związanej z czasem jej trwania. Czas rozmowy może być różny w zależności od firmy i stanowiska, którego dotyczy proces. Zazwyczaj spotkanie rekrutacyjne trwa od 30 do 60 minut, ale wszystko zależy od liczby pytań, jakie mają rekruterzy, oraz od tego, jak szczegółowa jest rozmowa. Często pierwsze spotkanie ma charakter wstępny i ma za zadanie poznanie kandydata, jego umiejętności i doświadczenia zawodowego. Następnie, jeśli kandydat zostanie zaproszony na kolejne rozmowy, czas trwania spotkania może się wydłużyć, ponieważ będą omawiane bardziej szczegółowe kwestie związane z pracą i oczekiwaniami firmy. 

W przypadku wyższych stanowisk, takie rozmowy mogą trwać nawet kilka godzin, a kandydat może być zaproszony na kilka spotkań z różnymi osobami. Długość rozmowy z kandydatem jest więc uzależniona od wielu czynników i może bardzo się różnić w zależności od konkretnej sytuacji. Ważne jest, aby zarówno rekruterzy, jak i kandydaci mieli odpowiednio dużo czasu, aby móc poznać się nawzajem i omówić wszystkie istotne kwestie związane z potencjalnym zatrudnieniem.

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem? Najczęstsze błędy rekruterów

1. Nieprzygotowanie. Najczęstszym błędem popełnianym przez rekruterów podczas przeprowadzania rozmów o pracę jest brak przygotowania do spotkania. Pobieżne przeczytanie CV czy nieprzemyślenie pytań, które zostaną zadane, to główne grzechy osób odpowiedzialnych za przeprowadzanie rekrutacji. Niezaznajomienie się z podstawowymi informacjami o potencjalnym pracowniku może prowadzić do niedopasowania go do stanowiska oraz straconego czasu zarówno dla kandydata, jak i dla samego rekrutera.
2. Brak umiejętności słuchania. Rekruterzy często za bardzo skupiają się na prezentowaniu oferty firmy, zapominając o tym, że rozmowa kwalifikacyjna to przede wszystkim szansa na lepsze poznanie kandydata. Niedostateczna uwaga skupiona na jego odpowiedziach może prowadzić do pominięcia istotnych informacji oraz niezrozumienia umiejętności i doświadczenia zawodowego potencjalnego pracownika.
3. Brak profesjonalizmu. Zbyt luźne podejście, spoufalanie się, brak szacunku czy ignorowanie pewnych standardów może sprawić, że kandydat zrezygnuje z dalszego udziału w procesie. Mowa tu również o proponowaniu przejścia na „Ty” już na spotkaniu czy też od razu zwracaniu się po imieniu, bez zapytania o zgodę. Należy pamiętać, że rozmowa kwalifikacyjna powinna mieć charakter formalny.
4. Zadawanie niewłaściwych pytań. Pytania, które naruszają prywatność kandydata (np. dotyczące planów założenia rodziny), bądź te niewłaściwie skonstruowane mogą zniechęcić do podjęcia współpracy oraz wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy. 
5. Brak informacji zwrotnej. O efektach procesu powinna być poinformowana każda zaproszona na spotkanie osoba, a nie tylko ta, którą chcesz zatrudnić.

Wszystkie powyższe błędy mogą prowadzić do utraty potencjalnie wartościowego pracownika oraz do obniżenia skuteczności procesu rekrutacji, a także mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Dlatego rekruterzy powinni zadbać o dobre przygotowanie oraz profesjonalizm w trakcie spotkania.

Zobacz także: 6 sposobów na skuteczną rekrutację

Podsumowanie

Przeprowadzenie skutecznej rozmowy kwalifikacyjnej jest kluczowym elementem całego procesu rekrutacyjnego. Aby zatrudnić właściwą osobę, istotne jest dobre przygotowanie do spotkania. Ważny jest również obiektywizm, dokładność i dokładne zrozumienie potrzeb firmy, co pozwoli na znalezienie pracownika, który dopasuje się do wymagań i oczekiwań organizacji.